Projektinhallinta on prosessi, jolla varmistetaan, että projektia kehitetään alusta loppuun kaikilla osoitetuilla resursseilla ja aikataulun mukaisesti.
Projektinhallinta on oppiaine, joka on opittu pääasiassa kokemuksesta. Toisin kuin yleensä liikkeenjohdossa, siihen liittyvää bibliografiaa ei ole niin paljon.
Ja on, että hankkeilla voi olla erilainen luonne; kaupallinen, ympäristö-, laki-, koulutus- jne. ja jokaisella alueella on rajoituksia ja tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa siihen, että hankkeessa tehdään muutoksia sen alkuperäiseen suunnitteluun, joka ulottuu ajallisesti tai resursseihin.
Projektinhallinnan ominaisuudet
Vaikea mainita se määritelmässä, mutta sitä voitaisiin yksinkertaistaa seuraavasti.
Projektilla on tavoite, joka on jaettava useampaan tarkempaan. Kyllä, hyvin samanlainen kuin tutkimus, mutta tässä tapauksessa jokaiselle erityistavoitteelle on oltava vähintään seuraavat osatekijät:
- Suoritusaika.
- Toteutustavoite.
- Liittyvät resurssit.
- Suoritusaikataulu (esimerkiksi maaliskuusta joulukuuhun, mukaan lukien kaikki muut kuin työpäivät, kuten loma- ja pyhäpäivät).
- Seurantaindikaattorit.
- Vastuussa siitä tavoitteesta.
Erittäin hyödyllinen työkalu projektinhallinnassa on Gantt-kaavio, jonka avulla voit visualisoida projektin graafisesti jakamalla sen kaikki vaiheet värillisinä.
Toinen erittäin tärkeä kohta on pysyvä seuranta ja varautumissuunnitelma kullekin tapaukselle.
Projektia suunniteltaessa on hyvä laatia luettelo mahdollisista riskeistä ja toimenpiteistä, jotka tulisi toteuttaa, jos ne toteutetaan. Tämä antaa sinun toimia nopeasti ilman improvisointia.
Katso jatkuvasti toimintaa ja budjettia
Toimien toteuttamisen on oltava yhdenmukaista tähänastisen talousarvion prosenttiosuuden kanssa, joten on tärkeää määrittää vaiheet. Esimerkiksi kolmivaiheinen projekti:
- 1: Maaliskuusta kesäkuuhun 30% toiminnasta ja 20% budjetista
- 2: Kesäkuusta syyskuuhun 50% toiminnasta ja 50% budjetista
- 3: Lokakuusta joulukuuhun 100% toiminnasta ja 100% budjetista
Edellä esitetyn perusteella olisi vaarallista, jos esimerkiksi vaiheessa 2 vain 40 prosenttia toiminnasta olisi toteutettu ja siitä huolimatta 50 prosenttia budjetista olisi käytetty. Tämä jättää 10%: n vähennyksen resursseissa, jotka on mukautettava matkan varrella, jolloin projekti muuttuu haavoittuvaksi.
Toinen esimerkki on, että viimeinen vuosineljännes on erittäin ketterä ja intensiivinen, koska puolet projektista on kehitetty, joten on erittäin tärkeää seurata sitä.
Yleensä on taipumus ajatella, että hankkeet toteutetaan oikeasuhteisesti. Toisin sanoen, toiminnot jaetaan tasapuolisesti koko ajanjaksolle, mutta todellisuudessa se riippuu toteutettavan projektin tyypistä.
Jos kyseessä on koulutushanke, loogisesti tämä tulisi mukauttaa kuukausiin, jolloin opiskelijat ovat koulussa, jolloin loma-kuukaudet jäävät vapaiksi tai vähemmän toimintaa.
Toinen tärkeä esimerkki liittyy säähän. Esimerkiksi rakennusprojekteissa on viivästyksiä talvikuukausina, koska sateet tai kylmä aiheuttavat muutoksia ja hätätilanteita.
Lyhyesti sanottuna projektinhallinta edellyttää ennakkoarviointia taloudellisella, teknisellä, ympäristöön liittyvällä, oikeudellisella ja viestinnällisellä alalla, jotta voidaan nähdä, mitä vaikutuksia sillä on ympäristöön tai mitä iskuja se voi kärsiä kehityksessään.
Siksi joka kerta projektit koostuvat monialaisista ryhmistä, jotka antavat tietoa eri alueilta epävarmuuden vähentämiseksi ja halutun toteutuksen saavuttamiseksi aikataulun mukaisesti. Se olisi viime kädessä onnistunutta projektinhallintaa.
