Byrokraattinen hallintokoulu on rationaalisiin periaatteisiin perustuva koulu. Tämä mukauttamalla välineet odotettavissa oleviin päämääriin, mikä takaa hallinnon tehokkuuden.
Ensinnäkin aiomme selventää, että tämä koulu tunnetaan myös nimellä strukturalistinen hallintokoulu. Sen suurin edustaja on Max Weber, joka katsoo, että byrokratia on sopivin tapa hallinnoida nykyaikaisia organisaatioita.
Myös tämän koulun ennakkotapahtumat syntyvät 1700-luvulla Euroopan renessanssin lopussa. Se ilmestyi virallisesti 1940-luvulla, ja se vastusti mekaanista tapaa klassisen johtamiskoulun toimiessa ja ihmissuhdekoulun subjektiivisuutta. Siksi se näyttää uudelta ehdotukselta nykyaikaisten organisaatioiden tehokkaalle hallinnalle.
Nyt byrokraattinen hallintasovellus löytyy eri organisaatioista. Se voi koskea sairaaloita, kouluja, tuomioistuimia, kirkkoja, armeijoita ja sekä julkisia että yksityisiä yrityksiä.
Mikä on byrokratia?
Aluksi byrokratia voidaan ymmärtää organisaatiorakenteen muodoksi tai organisaatioksi, jolle on ominaista joukko selkeitä ja laillistettuja menettelyjä. Lisäksi vastuunjako, hierarkkinen taso ja persoonattomat suhteet on määritelty selkeästi.
Byrokratian ominaisuudet
Byrokratian pääpiirteet ovat:
1. Järkevyys
Vain järkevyyden käyttö voi johtaa organisaation tehokkuuteen. Siksi jokaisen suoritettavan toiminnan ja tehtävän on noudatettava järkevää lähestymistapaa.
2. Hierarkia
Jokaisen alemman tason työntekijän on oltava esimiehen valvonnan ja valvonnan alainen. Eli auktoriteettijärjestelmä on jäykkä. Tästä syystä organisaation rakenteen on oltava hierarkkinen, lineaarinen ja jäykkä.
3. On olemassa määräyksiä
Hallinnolliset säännöt ja menettelyt on määritelty, ja niistä on oltava kirjallinen selvitys. Siksi kaikki asetukset ovat laillisia.
4. Se on persoonaton
Organisaation jäsenten väliset suhteet perustuvat asemiin ja hierarkiaan, ei ihmisiin. Eli jokainen asema on riippumaton henkilöstä.
5. Määritä toiminnot
Työasemien toiminta ja toiminnot on suoritettava vakiintuneiden rutiinien ja menettelyjen mukaisesti. Työnjako on yksi byrokraattisen hallinnon peruspilareista.
6. Viestintä on muodollista
Viestintä on muodollista, koska yrityksen työntekijän kaikista toiminnoista tai tehtävistä on ilmoitettava kirjallisesti.
Tärkeimmät byrokraattisen johtamisen koulun tekijät
Tärkeimmät byrokraattisen hallintokoulun tekijät ovat:
1. Ihminen
Ihmistä pidetään yksinkertaisesti yhtenä resurssina, jota organisaatiossa käytetään tavoitteiden saavuttamiseen. Tässä järjestelmässä ihmisen on oltava tottelevainen työpaikallaan vahvistetuille säännöille ja standardeille.
2. Motivaatio
Tässä organisaatiojärjestelmässä käsiteltävä motivaatio tapahtuu kahdella eri tavalla. Yksi motivaation muoto on, että työntekijä voi siirtyä ylöspäin hierarkiassa.
Toinen motivaatiomuoto on henkilökohtainen siinä mielessä, että työntekijä haluaa harjoittaa työuraa byrokratiassa.
3. Viestintä
Organisaation sisäistä viestintää hoidetaan kahdella tavalla: nouseva ja laskeva. Alavirta on periaatteessa esimiehen välittämiä käskyjä, joita alempi noudattaa.
Nouseva siirtyy alaiselta ylemmälle. Yleensä ne ovat raportteja tai raportteja saavutetusta työstä ja tuloksista. Myös alainen voi ilmaista erimielisyydet, jotka hän löytää työstään.
4. Johtajuus
Johtajuus ei ole tärkeä piirre tässä johtamisjärjestelmässä, koska esimiehen on suoritettava vain hänen tehtävänsä erityiset toiminnot.
5. Virta
Tässä organisaatiomuodossa vallan antaa asema eikä henkilö. Auktoriteetti on muodollinen. Yksinkertainen tosiasia ylemmässä asemassa antaa määräävän aseman alaistensa suhteen.
6. Konflikti
Yleensä katsotaan, ettei ristiriitoja ole, koska toiminnot ja tehtävät on selvästi rajattu. Jokaisen tehtävän tai osaston on siis toimittava tehokkaasti.
7. Päätöksenteko
Päätökset tehdään mekaanisesti. Jos on ongelma, se liittyy vakiintuneisiin sääntöihin ja tällä tavoin päätetään, miten se ratkaistaan.
8. Osallistuminen
Tietysti osallistumisaste on täysin nolla. Jokainen työntekijä saa tyydyttää vain täyttämänsä tehtävän vaatimukset.
9. Muutos
Muutos on jotain, jota pelätään. Jos sitä on muutettava, rakenteen katsotaan epäonnistuneen, koska sen on muutettava toimintaansa.
10. Ympäristö
Ympäristö nähdään sellaisena, joka ei muutu ja joka pysyy aina muuttumattomana. Sitä pidetään käytännössä jotain staattisena.
Byrokraattisen hallintokoulun edut
Tärkeimpien etujen joukossa löydämme:
- Työ pyrkii tavoitteiden saavuttamiseen.
- Jokainen jäsen tietää, mitä heidän tehtävänsä ovat.
- Kirjalliset säännöt ovat selkeät ja täsmälliset.
- Prosessit ovat rutiininomaisia, automatisoituneempia ja niillä on vähemmän virhemarginaaleja.
- Yhtiöllä on jatkuvuutta, vaikka henkilöstö onkin vaihtunut.
- Konflikteja on vähemmän, koska kaikki tietävät mitä tehdä.
- Se on luotettava, koska prosessit on testattu ja toimivat.
Byrokraattisen hallintokoulun haitat
Tärkeimmät haitat ovat:
- Suhteet ovat persoonattomia.
- Se tuottaa yhdenmukaisuutta työssä, sama tehdään aina.
- Liiketoimintamallit voivat olla hyvin jäykkiä.
- Aikaa tuhlataan paperityötä ja hankalia muodollisia menettelyjä varten.
- Se voi johtaa viranomaisen väärinkäyttöön.
- Se aiheuttaa vastustusta muutokseen.
Lopuksi voidaan sanoa, että byrokraattinen hallintokoulu pyrkii saavuttamaan tehokkuuden soveltamalla järkeviä periaatteita. Byrokraattinen hallintorakenne on tieteellisesti suunniteltu siten, että kaikki toimii tarkasti, erityisesti organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.