Asiakirja on kirjallinen tietue joko fyysisellä tai virtuaalisella tavalla, joka heijastaa tapahtuman tai olosuhteen ominaisuuksia.
Toisin sanoen asiakirja on todiste tapahtumasta tai tilanteesta. Se voi olla paperille kirjoitettu teksti (tai muu materiaalituki, kuten pahvi) tai elektroniseen tukeen tallennettu tiedosto.
Asiakirjaa voidaan käyttää merkityksellisen tosiasian tallentamiseen. Esimerkiksi, jos henkilö lopettaa yliopisto-opintonsa, hän voi pyytää oppilaitokselta kirjeen, jossa on kaikki suoritetut aineet ja saadut arvosanat.
Samoin asiakirja voi olla työn tulos. Esimerkiksi, jos tutkija tekee tutkimuksen pilaantumisen mahdollisista vaikutuksista maailmantalouteen, se käännetään tekstiksi. Tämä olisi akateeminen asiakirja.
Päivittäisimmässä ympäristössä kaikki ihmiset, kun teemme menettelyjä viranomaisten edessä, käyttävät asiakirjoja tukemaan tosiasioita, jotka haluamme osoittaa. Yleisin on henkilöllisyystodistus, jossa voit tarkastella kaikkia henkilön henkilötietoja, kuten nimeä, sukunimeä, ikää, sukupuolta ja osoitetta.
Asiakirjan luomisen tarkoituksena on jättää todistus kiinnostavasta asiasta, ja se voidaan sitten säilyttää ajan myötä.
On myös huomattava, että tekniikan avulla voimme tallentaa ja jakaa suuren määrän digitaalisiin asiakirjoihin sisältyvää tietoa. Tämä tapahtuu sähköpostin, pendriven tai jopa pilven avulla.
Asiakirjatyypit
Asiakirjat voidaan luokitella eri kriteerien mukaan. Esimerkiksi lähteestä riippuen ne voidaan jakaa seuraaviin:
- Ensisijainen: Ne sisältävät kirjoittajan alkuperäiset tiedot. Esimerkiksi yliopiston julkaisema opinnäytetyö aiheesta, jota ei ole koskaan aiemmin tutkittu.
- Toissijainen: Ne ovat niitä, joita on muutettu jollain tavalla. Palaten esimerkiksi opinnäytetyön aiheeseen, se voi olla siitä tehty yhteenveto.
- Tertiäärinen: Ovatko ne seurausta toissijaisten asiakirjojen käsittelystä. Esimerkiksi sanomalehtiartikkeli, joka perustuu jo mainitsemamme opinnäytetyön yhteenvetoon.
Samoin ne voivat olla:
- Yleisöt: Julkisen sektorin yksiköiden (julkishallinto) antamat.
- Yksityinen: Asianomaiset osapuolet tunnustavat ne, mutta ei viranomaisten edessä.
Meidän on myös pidettävä mielessä, että tietyt asiakirjat on laillistettava, jotta ne olisivat voimassa viranomaisille. Viittaamme esimerkiksi testamenttiin tai sopimukseen. Tällä tavoin, jos jokin sopimuspuolista ei noudata sääntöjä, asianomainen osapuoli voi ryhtyä vaatimuksiin oikeuslaitoksissa.
