Prosessi-analyysi on menetelmä, joka kuvaa prosessin eri vaiheet.
On tärkeää huomata, että prosessin jokaisen vaiheen analysointi on välttämätöntä, koska jotkut niistä tuottavat lisäarvoa ja toiset tuottavat vain jätettä. Analyysin avulla voidaan tunnistaa ne vaiheet, jotka ovat negatiivisia yrityksen toiminnalle. Prosessianalyysiä suoritettaessa pyritään vähentämään tai poistamaan jätettä tuottavia vaiheita.
Toisaalta prosessien toiminnan tunteminen ja ymmärtäminen auttaa parantamaan ja varmistamaan yrityksen kilpailukyvyn. Tämä, koska se antaa mahdollisuuden tutkia yleisesti, miten prosessit toimivat, ja jopa numeerista tietoa voidaan saada. Nämä tiedot antavat indikaattoreita prosessille tarvittavasta ajasta, jätteen määrästä, siitä, kuinka monta ihmistä mukana on, ja tarvittavista kustannuksista.
Viime kädessä prosessianalyysiä suoritettaessa pyritään erottamaan prosessit muodostavat vaiheet. Tutki sitten kutakin vaihetta erikseen ja selvitä lopuksi, toimiiko se oikein, tai jos ei, etsi tapoja parantaa niitä.
Tärkeät käsitteet prosessianalyysissä
Ensinnäkin tärkeimmät käsitteet hallittavaksi prosessianalyysin ymmärtämiseksi paremmin ovat:
Mikä on prosessi?
Prosessi on joukko vaiheita tai toimintoja, jotka liittyvät tietyn tuloksen saavuttamiseen. Jokainen prosessi sisältää sarjan syötteitä, jotka muunnetaan tuotosten saamiseksi. Lähdöt vastaavat loppua tai odotettua tulosta.
Mikä on analyysi?
Nyt analyysi on menetelmä, joka koostuu kokonaisuuden tai yksikön muodostavien komponenttien tunnistamisesta. Sitten jatkamme kunkin komponentin erottamista. Jokainen komponentti on tutkittava yksityiskohtaisesti sen ominaisuuksien, luonteen ja toiminnan suhteen.
Vaiheet prosessianalyysin kehittämiseksi
Tärkeimmät vaiheet prosessianalyysin suorittamiseksi ovat seuraavat:
1. Prosessien tunnistaminen
Aloita prosessianalyysin tekeminen ensin tunnistamalla ongelmat aiheuttavat prosessit. Tämä niiden parantamiseksi. Parannettavia prosesseja ovat ne, jotka eivät täytä asetettuja tavoitteita.
2. Nimeä työryhmä
Kun parannettavat prosessit on tunnistettu, seuraava askel on nimetä ryhmä ihmisiä, joiden tulisi tarkistaa ja analysoida niitä. Sopivin asia on valita ne ihmiset, jotka tietävät prosesseista tai liittyvät niihin.
Työryhmän tulee koostua:
- Henkilö, joka ottaa ryhmänjohtajan roolin.
- Yhtiön johtaja, jolla on päätöksentekokyky.
- Ryhmä työntekijöitä, jotka tuntevat prosessin.
- Työntekijät muista osastoista, jotka haluavat seurata tarkasti parannuksia.
3. Luo prosessikaavio
Seuraavaksi laaditaan prosessikaavio. Tämän kaavion avulla on helppo visualisoida parannettava prosessi graafisesti. Kaavion avulla voit ymmärtää prosessin yksinkertaisella tavalla ja pitää jokaisen ryhmän jäsenen vastuulla tehtävistä, jotka heidän on suoritettava. Tässä vaiheessa on kätevää määrittää prosessianalyysin aloitus- ja lopetuspäivä.
4. Tunne prosessin nykytilanne
Tämän vaiheen avulla voit tietää, miten prosessi kehittyy. Sen jälkeen on etsittävä optimaalinen tapa toteuttaa se parempien tulosten saavuttamiseksi. Prosessin parantamiseksi on tärkeää tietää mukana olevien työntekijöiden mielipiteet. On myös tarpeen tarkistaa numeeriset tiedot prosessin tehokkuudesta, mikä on prosessin lopullinen tavoite ja siihen mahdollisesti vaikuttavat esteet.
5. Määritä parannuksen näkökohdat
Kun tiedät prosessin nykyisen suorituskyvyn, on tärkeää määrittää, mitkä näkökohdat on parannettava. Parannettavat näkökohdat on korreloitava prosessin odotettujen tavoitteiden kanssa.
6. Suunnittele parannettu prosessi uudelleen
Lopuksi, kaikkien edellisten vaiheiden suorittamisen jälkeen, uusi parannettu prosessi suunnitellaan uudelleen. Tämä uudelleensuunnittelu voidaan tehdä kaikilla tiedoilla, jotka on saatu yllä mainittujen vaiheiden aikana. Uuden prosessin uudelleensuunnittelun tulisi keskittyä tavoitteiden saavuttamiseen. Jos odotetut tavoitteet saavutetaan, analyysi onnistuu ja yhtiö toimii tehokkaammin.
Prosessianalyysin suorittamisen edut
Epäilemättä prosessianalyysin tekemisen tavoite ei ole pelkästään tietojen kerääminen. Tärkeää on, että saatuja tietoja voidaan käyttää vastaavien ja tarvittavien parannusten tekemiseen prosesseissa. Muuten tuhlaat vain aikaa, vaivaa ja resursseja.
Tämän menetelmän avulla saavutettavat edut ovat:
- Paranna prosessien laatua.
- Paranna yrityksen tehokkuutta.
- Vähennä toteutettujen prosessien kustannuksia.
- Yksinkertaista työtä ja toimintaa.
- Tee työstä yleensä tehokkaampaa ja turvallisempaa.
Prosessi-analyysin tyypit
Kaksi tärkeintä prosessianalyysityyppiä ovat:
- Prosessitehtävien analyysi: Prosessitehtävien analyysissä pääpaino on ihmisten suorittamissa toiminnoissa ja tehtävissä. Siksi tärkein asia tässä analyysissä on ihmiset tai heidän tekonsa.
- Prosessituotteiden analyysi: Tuoteanalyysi keskittyy siihen, mitä esineelle voidaan tehdä. Tärkeintä on esine tai mitä sille voidaan tehdä.
Tietenkin analyysistä löytyy koko prosessin vaiheiden järjestys. Nämä vaiheet ja niitä vastaava järjestys voidaan esittää graafisesti käyttämällä tiettyä symbologiaa.
Taulukko prosessianalyysiä varten
Yleensä prosessianalyysin suorittamiseksi voit käyttää yksinkertaista taulukkoa, jolla on oltava seuraavat sarakkeet:
- Määrä: Tässä merkitään prosessin kutakin vaihetta vastaava numero vaaditun järjestyksen mukaan.
- Askeleet: Vaiheet -saraketta käytetään tallentamaan ja kuvaamaan kaikki vaiheet, joita prosessissa on noudatettava.
- Virtaus: Prosessivirtauksen visualisointiin käytetty symbologia sijoitetaan virtaussarakkeeseen.
- Sää: Tässä sarakkeessa käytetään sopivaa ajanmittausyksikköä kunkin vaiheen suorituksen tallentamiseen.
- Graafiset symbolit: Tässä osiossa kunkin prosessivaiheen oikea järjestys on esitetty symboleilla.
Prosessi-analyysitaulukko esitetään seuraavasti:
Lopuksi toteamme lopuksi sanomalla, että prosessi-analyysi on erittäin hyödyllinen menetelmä kaikille yrityksille, koska kun suoritetaan riittävä prosessianalyysi, on erittäin helppo tunnistaa ja arvioida kaikki vaiheet, joita voidaan parantaa prosessissa jonkinlainen ongelman tyyppi. Lisäksi se auttaa tekemään päätöksiä sellaisten prosessien uudelleensuunnittelun toteuttamiseksi, joita on parannettava, jotta tavoitteet voidaan saavuttaa.