Toimiston automaatio on laitteistojen ja ohjelmistojen yhdistelmä, jonka avulla voidaan kehittää, automatisoida ja tallentaa digitaalisesti tiedot, joita toimisto tarvitsee prosessien ja metodologian oikeaan suorittamiseen.
Toimistoautomaatio syntyi 40-luvun lopulla, mutta se kehittyi 1900-luvun 70-luvulla. Tekstinkäsittelijöiden käyttöönotolla, joka korvasi kirjoituskoneet toimistoissa, oli paljon tekemistä sen alkuperän kanssa.
Charles Simonyi oli toimistoautomaation luoja vuonna 1948 käynnistämällä Microsoft Office yhteistyössä Richard Brodien kanssa.
Epäilemättä tähän käsitteeseen viitataan aina ja se liittyy toimistotyöhön ja sen suorittamiseen käytettäviin työkaluihin.
Se oli erittäin innovatiivinen muutos. Tässä mielessä tämä prosessi auttoi virtaviivaistamaan toimistotyötä, ja sen toteuttamiseksi luotiin myös uusia vaihtoehtoja. Tuolloin tärkeimmät manuaaliset toiminnot korvattiin ja osa automatisoitiin.
Hallinnolliset menettelyt, kokousten suunnittelu, Internetin käyttöönotto, tietokoneiden käyttö sekä prosessorit ja toimistokomponentit olivat keskeisessä asemassa kaikkien tehtävien tehostamiseksi.
Toimistoautomaation perustyökalut
Nämä ovat merkittävimmät:
- Tekstinkäsittelijät: Laajasti käytetty toimistotyössä.
- Laskimet: Komponentit, jotka virtaviivaistavat kaikkia tiliprosesseja, ja suoritettaviin tehtäviin liittyvät numerot.
- Tulostimen hallintaohjelmat: Epäilemättä olennainen esine missä tahansa toimistossa, jonka on muutettava virtuaalidokumentit fyysisiksi.
- Pikaviestiohjelmat: Erittäin hyödyllinen työntekijöiden välisessä viestinnässä ja välitön tiedon välittämisessä.
- Tietokannat: Erittäin tärkeää tallentaa yritystä, organisaatiota tai projektia koskevia tietoja.
- Taulukot: Jotain yleisesti käytettyä esimerkiksi laskujen kirjaamiseen tai päivitetyn tilinhallinnan ylläpitoon.
- Faksilaitteet: Kuten tulostimet, myös faksilaitteita käytetään laajasti toimistoissa, joskus molemmat komponentit sisältyvät samaan laitteeseen.
Toimistojen automaatio on ollut valtava edistysaskel toimistotyössä.
Esimerkki toimiston automaatiosta
Ohjelmat, kuten Excel, Word, PowerPoint, ovat mullistaneet työskentelytavan. Nämä ohjelmat sisältyvät Office-toimistopakettiin. Tätä markkinoi Microsoft. On kuitenkin olemassa vastaavia toimistoautomaatiopaketteja, joilla ei ole mitään kustannuksia.
Lisäksi tietenkin muut mainitut laitteet ovat onnistuneet automatisoimaan prosessit ja kehittämään ketterämmän menetelmän toimistotehtävien suorittamiseen.