Neuvottelut ovat tietojen ja sitoumusten vaihto, jossa kaksi tai useampia osapuolia, joilla on yhteisiä etuja, ja muut, jotka eroavat toisistaan, yrittävät päästä sopimukseen.
Neuvottelut ovat prosessi, jossa toimijat, jotka ovat kiinnostuneita pääsemään sopimukseen tietystä asiasta, vaihtavat tietoja, lupaavat ja hyväksyvät muodolliset sitoumukset.
Tässä mielessä neuvottelut käydään yleensä osapuolten välisen vuoropuhelun muodossa, jossa kullakin osapuolella on etu siitä, mitä toisella osapuolella on tai voi tarjota, mutta joka ei ole halukas hyväksymään kaikkia sen ehtoja. Tällä tavoin kumpikin osapuoli pyrkii saamaan toisen luopumaan kannastaan jonkin verran päästäkseen molempien hyväksyttävään sopimukseen.
Neuvottelun perusominaisuudet
Neuvotteluilla on seuraavat perusominaisuudet riippumatta asiayhteydestä:
- Neuvotteluista on kiinnostuneita vähintään kaksi (neuvottelupuolet)
- Neuvottelupuolueet ovat toisiinsa yhteydessä. Eli jokainen heistä kiinnostaa jotakin toista osapuolta, mikä määrää suurelta osin heidän neuvotteluvoimansa. Jos mitään ei voida tarjota, siitä ei voida neuvotella.
- On dynaaminen prosessi, jossa osapuolet kommunikoivat, raportoivat kannastaan ja keskustelevat siitä, kuinka paljon kukin on valmis antamaan vastineeksi jotain, jonka toinen voi antaa.
- Jokaisella neuvottelupuolella on erityinen neuvottelustrategia, jonka tavoitteena on, että suurin osa heidän ehdoistaan hyväksytään. Strategia voi olla epäonnistunut.
- Jos neuvottelut onnistuvat, saavutetaan muodollinen sopimus, jossa osapuolet sitoutuvat sopimukseen.
Neuvotteluvaiheet
Seuraavaksi kuvataan neuvottelujen jokainen vaihe:
- Valmistautuminen: Yleisesti ottaen se koostuu osapuolten välisen konfliktin (neuvoteltu) tunnistamisesta, kummankin kannasta ja strategiasta. Suoritettujen toimien joukossa ovat seuraavat:
- Tilanteen diagnoosi: Keitä osapuolet ovat ja mikä on konflikti
- Määritä omat tavoitteet ja mahdolliset myönnytykset: Määritä mikä on suotuisin kohta ja mikä on vastusalue (mihin rajaan olet valmis antamaan periksi)
- Määritä noudatettava neuvottelustrategia
- Antagonismi: Kyse on paljastamisesta vastapuolelle, mitä haluat saada neuvotteluista. Tämä vaihe on ratkaiseva määritettäessä kummankin osapuolen neuvotteluvoima. Kannan ja argumenttien lujuuden mukaan nähdään, kumpi osapuolista on enemmän tai vähemmän halukas luopumaan osasta ehtojaan.
- Yhteisen kehyksen hyväksyminen: Kun osapuolet ovat jo esittäneet itsensä, heidän on päätettävä, ovatko he halukkaita lähentämään kantaansa ja minkä tyyppisen kannan he valitsevat: kilpailun, yhteistyön tai yksipuolisen siirron.
- Vaihtoehtojen esittely: Tässä vaiheessa osapuolet tarjoavat vaihtoehtoisia sopimuksia (joissa on enemmän tai vähemmän myönnytyksiä), jotka voivat tuoda heidän kantansa lähemmäksi toisiaan.
- Sulkeminen: Osapuolet hyväksyvät tietyn vaihtoehdon sopimuksella ja sitoutuvat noudattamaan sitä.
On huomattava, että kuvaamiemme neuvotteluvaiheiden nimet voivat vaihdella tekijöittäin. Kuitenkin riippumatta kunkin vaiheen nimestä, ydin on sama.
Kaupankäyntityypit
Neuvotteluja on erilaisia neuvottelijan omaksuman asenteen mukaan. Tässä on viisi tärkeintä:
- Mukava: Neuvottelija hyväksyy kaikki vastapuolen ehdot tulevan suhteen luomiseksi. Todennäköisesti tulevissa neuvotteluissa sen valta kasvaa ja se vaatii joidenkin sen ehtojen täyttymistä.
- Kilpailu tai jakelu: Kyse on siitä, että neuvotteluissa hyväksytään eniten omia ehtoja. Kilpailet kollegasi kanssa yrittäessäsi pakottaa kantasi. Tämän tyyppisiä neuvotteluja kutsutaan myös voitoksi-häviöksi.
- Yhteistoiminnallinen tai integroiva: Neuvottelijat ovat valmiita luopumaan suuresta osasta ehtojaan saadakseen molemmille osapuolille suotuisan sopimuksen. Tässä tapauksessa neuvottelija suhtautuu empaattisemmin kollegansa näkökulmaan ja pyrkii siihen, että suhteesta on molemminpuolista hyötyä. Tämän tyyppisiä neuvotteluja kutsutaan myös win-win-neuvotteluiksi.
- Sitoutuminen: Kyse on pinnallisista neuvotteluista, jotta voimme jatkaa suhdetta, mutta ratkaisematta kaikkia konfliktin kohtia. Toisin sanoen, se on "paikka" -sopimus eteenpäin, mutta lykkää konfliktin ratkaisemista.
- Välttävä: Yritä omaksua toimimattomuus. Vältä neuvotteluja, koska uskotaan, että tällä hetkellä siitä ei ole hyötyä.