Projektin järjestäminen on toiminto, jonka avulla voidaan toteuttaa yrityksen henkilöstöryhmien ryhmittely sopivimmissa tehtävissä. Kaikki tämä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.
Projektin järjestäminen koostuu siis ihmisten järjestämisestä, osoittamisesta heille tiettyihin projekteihin heidän ominaisuuksiensa mukaan.
Yleensä tämän tehtävän suorittaa projektipäällikkö. Samalla tavalla sinun on hallittava tarvittavia resursseja tehokkaasti. Tällä tavalla johto ja organisaatio liittyvät läheisesti toisiinsa.
Projektin järjestämisen merkitys
Jotta projekti voidaan toteuttaa tehokkaasti, se on järjestettävä asianmukaisesti. Tämä, joka näyttää yksinkertaiselta, on yrityksissä yleinen ongelma. Jos emme tiedä tarkalleen mitä haluamme ja miten käytämme resursseja sen hankkimiseksi, organisaatio on epäonnistunut. Tästä syystä hyvän organisaation merkitys.
Edellä mainituista syistä projektipäälliköiden koulutukseen on sisällytettävä tämä näkökohta. On välttämätöntä opettaa, miten ne järjestetään, jotta ne voidaan ohjata myöhemmin. Yksi tapa hoitaa kunkin tehtävän eri resurssit oikein on hyvä organisaatiosuunnitelma. Seuraavassa osassa nähdään, mistä se koostuu.
Suunnitelma projektin järjestämisessä
Hallinnointisuunnitelma keskittyy kaikkiin yrityksen harjoittamiin toimintoihin, mutta organisaatiosuunnitelmassa kuitenkin ennen kaikkea inhimilliseen tekijään. Koska tärkeintä on sijoittaa kukin henkilö sopivimpaan tehtävään. Siksi on suositeltavaa noudattaa seuraavia vaiheita:
- Ensinnäkin meidän on oltava selvillä siitä, kuka meillä on: Sinun on tehtävä selvitys henkilöstöresursseista, heidän vahvuuksineen ja heikkouksineen. Koska meidän on tiedettävä, mihin kukin on hyvä, jotta voimme osoittaa heidät sopivimpaan asemaan.
- Toisaalta sinun on tehtävä sama tehtävien kanssa: Hanke on jaoteltava sen pienimpiin osiin. Tämä edellyttää muun henkilöstön hyväksyntää. Kun meillä on ne, voimme luoda kaksinkertaisen merkinnän taulukon molemmilla muuttujilla.
- Kolmanneksi jokaiselle henkilölle on osoitettava tehtävä: Tätä varten meidän on tiedettävä, kuka on sopivin kullekin toiminnalle. Täällä sinun on otettava huomioon akateeminen tausta, ammattikokemuksesi ja tietysti henkilökohtaiset motivaatiot työssäsi. Tässä vaiheessa voidaan käyttää tehtävänmääritystekniikkaa, kuten unkarilaista menetelmää.
- Lopuksi on tarpeen vahvistaa valmistumisajat, mahdolliset viivästykset ja sopiva valvontamuoto.Siten, kun jokainen tehtävä on suoritettu, voidaan nähdä, oliko poikkeamia suunnitellusta. Kuten näemme alla, organisaatiokaavio on välttämätön tässä vaiheessa.
Organisaatiokaavio projektin organisoinnissa
Mikä on organisaatiokaavio? Organisaatiokaavio on kaavio, jonka avulla voit tarkkailla yrityksen rakennetta ja tietää kuka kuka on. Projektipäälliköllä on oltava syvällinen ymmärrys olemassa olevista työntekijöistä, hänen tehtävänsä on pystyä organisoimaan sekä huolehtimaan tehtävistä ja niiden suorittamisesta vastaavista.
Tässä mielessä meillä on vertikaaliset, hierarkkiset tai lineaariset organisaatiokaaviot, kun auktoriteetti on selkeä ja päätöksenteko keskitetty. Toisaalta meillä on horisontaalisia tai pyöreitä yrityksiä, joiden viranomaiset ovat hämärtyneempiä. Meillä on myös muita tyyppejä, kuten analyyttinen, jonka avulla voimme tietää prosessit, tai matriisi, joka on hyödyllinen organisaation rakentamiseksi prosesseilla tai projekteilla.
Esimerkki projektin järjestämisestä
Kuvitellaan, että haluamme toteuttaa projektin. Projekti perustuu yrityksen perustamiseen ja perustamiseen. Esimerkiksi tietotekniikan konsulttiyritys.
Ensinnäkin johtaja tapaa projektin promootiokumppaneita.
- Yhtäältä he valmistelevat yhdessä saavutettavat tavoitteet ja tarvittavat tehtävät. Kaiken tämän tulisi olla kirjallinen ja mahdollisimman yksityiskohtainen. Mielenkiintoinen tekniikka on niin kutsuttu "aivoriihi", joka koostuu kaikkien mieleen tulevien ideoiden sanomisesta ja sitten suodattamisesta.
- Tämän jälkeen sinun on tiedettävä kuka meillä on, paitsi promoottoritiimi. Ensinnäkin tehtävät, jotka he suorittavat, ja toiseksi työntekijät, jotka palkkaamme. Sinun on myös tiedettävä, minkä tyyppisiä sopimuksia ehdotamme, ja saadut palkkiot.
- Seuraavassa vaiheessa on aika jakaa tehtävät ja edellä mainittu unkarilainen menetelmä voi auttaa. Tietokonepalvelut vaativat prosessin suunnittelusta ohjelmointiin ja lopputuloksen. Siksi hyödyllinen työkalu on PERT-kaaviot, joiden avulla voidaan löytää kunkin prosessin kriittiset polut.
- Lopuksi sinun on laadittava projektin organisointisuunnitelma. Tämä koostuu kaikkien edellä mainittujen kirjoittamisesta kirjallisesti. Lisäksi määritämme ohjaustavan palautteen avulla ja kuinka korjaamme poikkeamat. Kaikki tämä unohtamatta riittävää varautumissuunnitelmaa odottamattomille tapahtumille.