Projektin johto on tieteenala, jonka tavoitteena on soveltaa joukkoa tietoja, mukaan lukien työkalut tai tekniikat, tavoitteen saavuttamiseksi ja sen onnistumiseksi.
Tällä tavoin tärkein huolesi on, että se tulee hedelmälliseksi. Tästä syystä hyvä johtajuus on välttämätöntä. Meidän on tiedettävä, mitä haluamme, miten haluamme, milloin haluamme tai mitä tarkoittaa, että meidän on saavutettava se. Emme tietenkään saa unohtaa syytä, miksi toteutamme sen, markkinoiden tarpeiden tyydyttämistä.
Projektinhallinnan tarve
Projektinhallinta on tarpeellisempaa kuin koskaan globalisoituneessa maailmassa. Kilpailukykyiset markkinat, kuluttajien vaatimukset (vaihtelevat ja joskus ennakoimattomat) tai muiden kilpailijoiden painostukset johtavat tehokkaaseen ja vaikuttavaan hallintaan. Siksi on kätevää tuntea tämä näkökohta perusteellisesti.
Edellä mainituista syistä on enemmän kuin suositeltavaa tutkia luonnetta, joka opettaa meille, kuinka projektin hallinta toteutetaan. Insinöörien, taloustieteilijöiden tai arkkitehtien lisäksi kaikkien projektien parissa työskentelevien on oltava koulutettuja hallitsemaan niitä oikein.
Viisi vaihetta projektin hallinnassa
Jokaisessa projektissa on sarja vaiheita, jotka johtajan on tiedettävä voidakseen hallita sitä oikein. Nämä ovat alla esitetyt.
- Ensimmäinen on määritellä saavutettavat tavoitteet. Tämä on ehkä tärkein asia tietää, mitä haluamme. Päätavoite, yleisin ja erityiset tavoitteet, jotka auttavat saavuttamaan tämän, on oltava yksityiskohtainen.
- Tilanteen analyysi. Jotta voimme tietää mitä haluamme, meidän on oltava selvillä siitä, mistä aloitamme. Meidän on tiedettävä vahvuutemme ja heikkoutemme sekä ympäristön tarjoamat mahdollisuudet ja uhat. SWOT (tai SWOT) matriisi voi auttaa.
- Noudatettava strategia. Tämä on edellisen osan päätelmä. Aloitamme tietämyksestä siitä, mitä meillä on tai mihin olemme hyviä ja mistä ei niin hyviä. Toisaalta tiedämme, mitä markkinat tarjoavat ja mitkä ovat esteet. Nyt meidän on aloitettava tie ja sitä varten meidän on valittava sopiva strategia.
- Kun se on valittu, se on suoritettava. Tämä vaihe on välttämätön, koska se tarjoaa meille palautetta, jotta tiedämme, pärjäämme hyvin vai ei. Se antaa meille olennaisia tietoja viimeisestä vaiheesta.
- Palaute. On aika tietää strategian tulos, tietää onko olemme onnistuneet. Muussa tapauksessa voimme toteuttaa asianmukaiset korjaavat toimenpiteet. Tästä syystä on tärkeää, että sinulla on tapa laskea mahdolliset poikkeamat.
Projektin hallintasuunnitelma
Tiedämme jo, mikä on projektin suunta, sen merkitys tai päävaiheet. Nyt on aika laittaa kaikki asiakirjaan, hallintosuunnitelmaan, miksi on tärkeää tehdä se? Koska kirjoitettuamme voimme tarkistaa sen, se toimii oppaana ja voidaan välittää helpommin kaikille. Raportissa voi olla seuraavat osat.
- Suunnittelu. Sinun on määritettävä tavoite, aikataulut ja kaikki asiaankuuluvat tiedot, kuten kustannukset ja odotetut tuotot. Tämä osa suunnitelmaa olisi se, joka antaisi tietää itse hankkeen laajuuden.
- Liittäminen. Nyt sinun on päätettävä, mitä jokainen ryhmän jäsen tekee. Tietenkin heidän ehdotuksensa ja mielipiteensä tulisi ottaa huomioon. Tämä osa olisi käynnistysosa.
- Lopuksi olisi muodollinen osa. Siinä yleisen johdon on tarkistettava ja hyväksyttävä suunnitelma sovittuaan muiden pääosastojen kanssa.
Esimerkki projektinhallinnasta
Kuvitellaan, että haluamme toteuttaa projektin. Opiskelijoiden kirjoittama aikakauslehti, joka liittyy erilaisiin akateemisiin aiheisiin, mukaan lukien taloustiede. Katsotaanpa, mitkä vaiheet tulisi ottaa huomioon:
Kuten kuvasta käy ilmi, ensimmäinen vaihe on pää- ja aputavoitteita, lehden luominen ja miten teemme sen. Toinen antaa meille mahdollisuuden tietää, onko markkinoilla muita vastaavia tai mitä tai keitä meillä on (yhteistyökumppanit). Kolmanneksi meidän on hahmoteltava yksityiskohtaisesti noudatettava strategia, miten aiomme luoda sen, minkä palvelimen vuokrata ja niin edelleen. Neljäs vaihe on toteuttaa strategia, aloittaa kirjoittaminen. Viides olisi nähdä, mitä teimme väärin, ja korjata se.
Itse asiassa projektin hallinnan vaiheet ovat yksinkertaisia. Vaikea asia on panna heidät käytäntöön ja ennen kaikkea menestyä tällä matkalla. Mutta kuten kaikessa elämässä, tässä on punnittava riskejä ja päätettävä, mikä on parasta meille.