Hallintoprosessin vaiheet ovat suunnittelu, organisointi, ohjaus ja valvonta.
Tässä viestissä kehitämme ja selitämme hallintoprosessin vaiheet. Kuten hallintoprosessin käsitteessä todetaan, meidän on erotettava vaiheet ja vaiheet. Mekaaninen vaihe (suunnittelu ja organisointi) ja dynaaminen vaihe (suunta ja hallinta).
On erittäin tärkeää ymmärtää jokainen vaihe peräkkäin. Kaikki vaiheet ovat tärkeitä ja toisiinsa liittyviä.
Pääpiirteet hallinnollisen prosessin vaiheista
Jotta ymmärrys olisi entistäkin helpompaa, olemme laatineet seuraavat hallintomenettelyn pääpiirteet:
1. Suunnittelu
Suunnittelu koostuu siitä osasta, joka on vastuussa siitä, miten jotain tehdään. Eli vastaa seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä haluamme saavuttaa?
- Mitä meidän on tehtävä saavuttaaksemme tavoitteemme?
- Kuka tulee olemaan vastuussa prosessin jokaisesta osasta tavoitteen saavuttamiseksi?
- Milloin ja millä ehdoilla kukin toimenpide suoritetaan?
- Mitä resursseja tarvitsemme?
- Mistä voimme saada resursseja?
- Mitkä ovat näiden resurssien kustannukset?
- Millaisia takaiskuja meillä voi olla ja miten aiomme ratkaista ne, jos ne ilmenevät?
- Mitä teemme, kun kohtaamme takaiskun, jota emme olleet ennakoineet?
Lyhyesti sanottuna on kyse kaikesta, joka meidän on päätettävä ennen aloittamista. Suunnittelematta juoksemme tavoitteettomasti. Ja mistä tiedämme, sillä ei ole väliä juosta kovin nopeasti, jos meillä ei ole suunnitelmaa.
2. Organisaatio
Kun olemme suunnitelleet, on aika organisoida. Tämä on yksinkertaisesti sanottuna tehtävien jakaminen. Jotenkin ymmärrä kaikki kysymykset, joihin olemme yrittäneet vastata suunnitteluvaiheessa. Joitakin hallinnollisen prosessin tässä vaiheessa ratkaistavia kysymyksiä ovat:
- Missä järjestyksessä aiomme hoitaa tehtävät?
- Kuka vastaa jokaisesta tehtävästä?
- Suoritammeko tehtävät yhdessä vai ovatko kukin vastuussa yhdestä asiasta?
- Teemmekö päätöksiä tehdessämme ne demokraattisesti?
- Onko hierarkia vaakasuora vai pystysuora?
Vaikka nämä kysymykset saattavat tuntua osana suunnittelua, painopiste on tässä käsitteessä. Eli se on osa, joka määrittää, miten kaikki on järjestetty. Eli kun se on käynnissä, mitä organisaatioperiaatteita noudatetaan.
3. Osoite
Toisin kuin monet ihmiset ajattelevat, johdon ei tarvitse olla vastuussa yhdestä ainoasta henkilöstä. Sitä voisi myös johtaa ohjausryhmä. Johto on kuitenkin vastuussa suoritettavan työn avustamisesta, puuttumisesta, tukemisesta tai motivoinnista.
Esimerkiksi johtajat vastaavat projektin jäseniin vaikuttamisesta. Joko auttaa heitä, antaa heille vaihtoehtoja tai välttää ristiriitoja organisaation eri osien välillä.
4. Ohjaus
Ohjaus määritellään erityisesti tulosten seurannaksi ja niiden mittaamiseksi luotettavien mittareiden avulla. Joten organisaatio yrittää vakiintuneiden mittareiden perusteella seurata toimintaa varmistaakseen, noudatetaanko suunnitelmaa.
Oletetaan esimerkiksi, että vuotuinen myyntitavoitteesi on 10000. Suunnitelmassa on vahvistettu, että tammikuussa on tehtävä 1 000 myyntiä tavoitteen saavuttamiseksi. Tarkistaminen, noudatetaanko näitä välitavoitteita, auttaa meitä hallitsemaan, että päätavoite saavutetaan.