Yritysprotokolla on sisäiseen käyttöön tarkoitettu asiakirja, joka säätelee organisaation sisäisiä menettelyjä ja auttaa standardoimaan tavaroiden ja palvelujen laatua.
Yksi organisaatioiden kilpailukykyä parantavista näkökohdista on niiden palvelujen laatu, varsinkin kun on kyse yrityksistä, joilla on tytäryhtiöitä eri paikoissa.
Palvelujen ja asiakkaiden käsityksen tekeminen niistä homogeenisiksi ei ole helppo tehtävä ja vaatii standardointityötä. Tässä mielessä yksi tämän työn tukemista työkaluista on Business Protocol.
Mutta yrityksessä tapahtuu koko päivän ajan monia tapahtumia. Tietyllä tavalla liiketoimintaprotokolla on työkalu, jonka avulla toimimme tietyissä tilanteissa. Jos yritys siis laatii liiketoimintaprotokollan, jota noudatetaan koneen rikkoutuessa, tämä protokolla merkitsee noudatettavat vaiheet tilanteessa, jossa yksi koneistamme rikkoutuu.
Ja niin monissa muissa suhteissa. Kuvitellaan tulipöytäkirjaa, joka tunnetaan hyvin. Jokaisella yrityksellä on tulipalon sattuessa protokolla lähteä tiloista kärsimättä palovammoja. Pöytäkirjoilla on tutkittu niiden valmistelun liikkeitä, ja ne takaavat onnistumisen ongelmallisen tapahtuman spontaanisuuden edessä.
Siksi liiketoimintaprotokolla on eräänlainen todistettu toimintaopas, jota on noudatettava kaikissa mahdollisissa tilanteissa, jotta vältetään ongelmat, jotka saattavat vaikuttaa mihinkään yrityksen osa-alueeseen.
Mikä on yritysprotokolla?
Maasta riippuen sillä voi olla erilaisia nimityksiä. Näistä muun muassa menettelyohje, hyvien käytäntöjen ohjeet, sisäiset ohjeet jne.
Tärkeää on, että ne kaikki johtavat samaan asiaan: laadi opas, miten reagoida tiettyihin tilanteisiin, joko sisäisten tai ulkoisten asiakkaiden kanssa.
Mitä menettelyjä yritysprotokolla säätelee?
Vaativampia protokollia on enemmän kuin muita, yrityksestä riippuen, mutta yleisten minimien kannalta on tavallista löytää asiakaspalvelumenetelmät normaalissa tilanteessa, konfliktitilanteissa, myynnissä, vaatimuksissa jne.
Ja sisäisesti liiketoimintaprotokolla materialisoi yrityksen organisaatiokaavion prosessit ja viestinnän organisaation toiminnallisten alueiden välillä. Esimerkiksi siirto myynnin, laskutuksen, varaston, kirjanpidon ja varastotietojen välillä on erilainen yrityksittäin.
Tämä menettelyllinen ero on vahvistettu liiketoimintaprotokollassa.
Liiketoimintaprotokollan rakenne
Liiketoimintaprotokolla voidaan omistaa yksinomaan asiakkaille ja ulkopuoliselle yleisölle sekä yksinomaan yhteistyökumppaneille ja sisäiselle henkilöstölle.
Mutta se voi lisäksi olla sekamuotoinen asiakirja, joka osoittaa säännöt ja menettelyt molemmille yleisöille samassa asiakirjassa.
Sisäisen yleisön liiketoimintaprotokollan rakenne
Se on suunnattu työntekijöille ja määrittelee muodolliset menettelyt, joita organisaatiossa on noudatettava sen toiminnan aikana.
Tämä sallii hallinnon tilaamisen ja jäljitettävyyden saamisen poikkeamien tai virheiden havaitsemiseksi.
Esimerkkejä sisäisen yleisön liiketoimintaprotokollasta
Tässä on joitain esimerkkejä tämän tyyppisen protokollan ymmärtämiseksi paremmin:
- Hankintaprotokolla: Menettely tavaroiden ja / tai palvelujen pyytämiseksi toiminnalliselta alueelta, esimerkiksi markkinointialueelta, ostojen tekemiselle vastaavalle alueelle, yleensä hankintayksikölle.
- Sisäinen yhteyskäytäntö: Menettely, jolla luodaan muodollisiksi katsotut viestintäkanavat toiminnallisten alueiden välisen johtamisen aikana tai kohti johtajuutta. Esimerkiksi yrityssähköpostin, informatiivisten muistioiden, ongelmanratkaisuhierarkian käyttö.
- Työpaikkakiusaamisen valitusprotokolla: Menettely organisaation työntekijöiden kärsimän työpaikan häirinnän turvallisesta valituksesta. Tavoitteena on taata työpaikan vakaus ja tuki ilmoittajille. Esimerkiksi nimettömät valituskanavat, työympäristöyksikkö, jolla on itsenäinen hierarkia yrityksessä, sisäinen syyttäjä, joka ottaa työntekijöiltä valitukset erottelematta hierarkkista valtaa.
Esimerkkejä ulkoisen yleisön liiketoimintaprotokollasta
Tässä on joitain esimerkkejä tämän tyyppisen protokollan ymmärtämiseksi paremmin:
- Asiakaspalveluprotokolla: Menettely vastaanottamaan, tervehtimään, täyttämään vaatimuksesi ja erottamaan asiakas.
- Vaatimusten huomioprotokolla: Menettely vastaanottamaan, kuuntelemaan, sisältämään ja toimittamaan ratkaisuja asiakkaille, jotka tekevät valituksen tuotteen laadusta.
- Myyntiprotokolla: Perusmenettely asiakkaiden vastaanottamiseksi, osallistumiseksi, asiakkaiden tarpeiden kuuntelemiseksi, opastamiseksi, neuvomiseksi, seuraamiseksi ja houkuttelemiseksi ostoprosessiin.
Liiketoimintaprotokollan edut
Protokollat otetaan kaikilla toiminta-alueilla vastaan hyvin, koska ne antavat selkeyden siitä, miten kohdata erityistilanteet.
Jotkut sen edut ovat seuraavat:
- Standardointi: Kun protokolla on laadittu, sitä voidaan soveltaa organisaation kaikissa tytäryhtiöissä varmistaen, että palvelun laadun periaatteita noudatetaan jokaisessa.
- Tuotemerkki: Se myötävaikuttaa merkittävästi yrityksen tuotemerkin luomiseen, koska nämä jatkuvat toimet jatkuvat ajan myötä ja luovat asiakasyhteisön, joka voi puhua yrityksen puolesta ja suositella sitä.
- Organisaatio: Yrityksillä, joilla on protokollia, on myös suurempi organisatorinen kapasiteetti. Tämä johtuu siitä, että niiden kautta voidaan ymmärtää kunkin toiminnan täydellinen toiminta ja alkuperä.
- Koulutus: Protokollat mahdollistavat uusien yhteistyökumppaneiden kouluttamisen, jotka liittyvät yritykseen. Sen tutkimus helpottaa ja nopeuttaa tietämystä heidän rooleistaan ja toiminnoistaan, koska se antaa mahdollisuuden tuntea organisaation "know how".
Yritysprotokollat ovat erinomainen johtamistoimenpide, koska ne toteuttavat organisaatiorakenteen ja tarjoavat menettelytavat sekä työntekijöiden välillä että asiakkaille.
On tärkeää huomata, että protokollien on oltava selkeitä ja realistisia. Pääasiassa siksi, että ne hallitsevat ihmisten välisiä menettelyjä, joissa kukin reagoi eri tavoin. Tässä mielessä protokollia voidaan säätää ja / tai muuttaa ajan myötä uusien menettelyjen parantamiseksi ja integroimiseksi ajan myötä syntyneiden kokemusten perusteella.