Ostotilaus, jota kutsutaan myös ostotilaukseksi, on asiakirja, jolla ostaja pyytää tavaroita myyjältä.
Tällä tavoin dokumentoimme tuotetarpeemme. Tavallinen asia on lähettää tämä asiakirja toimittajalle, jotta se voi toimittaa mainitun tilauksen. Mahdollisuus tehdä se fyysisesti tai virtuaalisesti (sähköposti tai verkkosivusto). Tavoitteena on pystyä myöhemmin vertaamaan lähetysluettelo tähän tilaukseen ja huomioimaan mahdolliset tapaukset sekä saamaan mainitun tilauksen ehdot kirjallisesti.
Prosessi ostotilauksessa
Ensin on selvitettävä tarpeemme. Kun sopiva toimittaja on valittu, tilausmääräys annetaan. Myyjä saa alkuperäiskappaleen ja ostaja pitää kopion. Myyjä palvelee tilauksen ja liittää siihen lähetetyn lähetysluettelon. Jos jotain ei toimiteta, se pysyy odottavana.
Tämä asiakirja on hyödyllinen molemmille osapuolille. Ostaja voi hallita kulujen tyyppiä tai määrää ja tehdä ennusteen maksuista. Myyjä voi järjestää erilaiset tilauksensa ja tehdä ennusteen maksuista. Molemmissa tapauksissa hallintaohjelmat ja jopa laskentataulukko ovat hyödyllisiä. Toisaalta oikeudellisista syistä se sitoutuu molemmat osapuolet hyväksyttyyn vaihtoon.
Asiakirjan sisältö
Normaalisti ne ovat yleensä samat tiedot kuin lähetysluettelossa, vain että lauseke "Tilaa tilaus" tai vastaava näkyy kirjelomakkeessa. Tarkastelemme niitä alla:
- Ostajan ja myyjän tiedot. Kunkin maan verotunnistenumero on erittäin tärkeä. Myös vero-osoite.
- Tilauksen antamispäivä ja -paikka. Ensimmäinen on välttämätöntä erityisesti hallita aikaa, joka toimittajallemme kuluu sen toimittamiseen. Tällä tavoin voimme välttää varastokatkoja.
- Tuotteen nimi ja viite. Tilattu määrä, hinta ja mahdolliset alennukset, tarjoukset tai bonukset sisältyvät myös hintaan.
- Valittu maksutapasekä maksettavat ehdot ja määrät tarvittaessa. Tämä kohta on tärkeä rahaston hallinnoimiseksi asianmukaisesti.
- Kokonaiskustannukset, mahdolliset kuljetus-, vakuutus- tai vastaavat kulut ja olennainen osa valtuutettu allekirjoitus.
- Toimituspäivä ja -tapa. Tässä vaiheessa toimitettaessa asiakkaalle lähetetään allekirjoitettavaksi lähetysluettelo, joka yleensä liitetään tilaukseen. Mahdolliset tapaukset tai mitä ei ole toimitettu, on myös huomattava.
Totuus on, että nämä tiukat vaatimukset joskus lievennetään kaupallisesta ja luottamussuhteesta riippuen. Monissa tapauksissa tilaukset tehdään suullisesti tai puhelimitse. Sitä voidaan pyytää jopa sähköpostitse, mutta ilman tilausasiakirjaa. Silti on kätevää hallita näitä tilauksia aina.
Esimerkki tilausasiakirjasta
Katsotaanpa esimerkki tilausasiakirjasta. Siinä näemme kaikki tarvittavat tiedot ja mahdolliset alennukset ja kulut, jotka liittyvät mainittujen tavaroiden toimitukseen. Myös tila, joka on varattu tapahtumista ja tavaroiden vastaanottavan henkilön allekirjoitukselle.
Huomaa: Edellä annetut tiedot ovat valmistettuja tietoja.