Maksu on rahamäärän maksaminen, joka on tarkoitettu velvoitteen täyttämiseen. Vaikka kustannukset ovat vapaaehtoisia, koska voimme kuluttaa vai ei, maksu on se rahamäärä, joka täyttää velvoitteen.
Kustannuksella tarkoitetaan oman pääoman laskua, joka johtuu tavaran ostamisesta tai palvelun kysynnästä. Se kirjataan tuloslaskelmaan. Kun puhumme menoista, puhumme taloudellisesti.
Toisaalta maksu tarkoittaa käteisvarojen ulosvirtausta tavaran ostamiseen tai palvelun kysyntään. Se kirjataan taseeseen. Kun puhumme maksusta, josta puhumme taloudelliset ehdot.
On erittäin tärkeää erottaa nämä käsitteet oikean yrityskirjanpidon pitämiseksi.
Esimerkki kulujen ja maksujen erosta
Selvyyden vuoksi näemme seuraavan esimerkin:
Leluyritys ostaa toimittajalta 1000 kg muovia uuden lasten lelun valmistamiseksi hintaan 1 € / kg. Täältä voimme joutua kahteen tilanteeseen: maksu on lykätty tai käteinen. Jos maksua on lykätty, tästä ostosta aiheutuu 1000 euron kulu. Siksi se vähentää omaisuuttasi. Nyt ostaminen termillä tarkoittaa, että maksat sen todennäköisesti 30, 60 tai 90 päivässä toimittajan kanssa tehdyn sopimuksen mukaan. Siksi se ei ole maksu, vaan kulu. Jos osto tapahtuu lähellä vuoden loppua, on mahdollista, että 1000 euron maksu suoritetaan seuraavana vuonna. Kun leluyritys maksaa vihdoin muovin oston, voimme sanoa, että maksu on tapahtunut, koska käteisvirta on tapahtunut, eli yhtiön kassavarasto on laskenut.
Tästä esimerkistä voimme poimia seuraavat havainnot:
- Kulun ei tarvitse olla maksu eikä päinvastoin.
- On mahdollista, että kulu ja maksu tapahtuvat samanaikaisesti. Tämä tapahtuu, kun maksu suoritetaan käteisellä.
Lyhyesti sanottuna kustannus ei tarkoita sitä, että yritys maksaa hankitusta tavarasta tai palvelusta, vain vastaava kirjanpitomerkintä tehdään, mutta ei maksuna - ellei se ollut käteistä - kun maksu tapahtuu, kun yritys maksaa - arvo irtisanominen - ostettu tavara tai palvelu joko käteisenä, sekillä tai pankkisiirrolla.
On myös erittäin tärkeää tietää ero tulojen ja keräämisen välillä.