Projektin vaiheet määrittelevät sen toteuttamiseen tarvittavat eri vaiheet ja konfiguroivat sen elinkaaren.
Siksi nämä ovat vain yksi tapa edetä. Jokaisella projektilla on siis kolme keskeistä hetkeä: se syntyy, kasvaa ja päättyy. Siksi on kätevää tietää vaiheet, jotka tapahtuvat kussakin niistä ja kuinka ne toteutetaan. Nämä eivät ole jäykkä sääntö, vaan suositus, joka perustuu aiempiin tutkimuksiin, analyyseihin ja kokemuksiin.
Projektin viisi vaihetta
Näemme, mitkä ovat projektin elinkaaren viisi tavanomaista vaihetta: alku, suunnittelu, toteutus, hallinta ja päättäminen.
Alku
Kaikki alkut ovat vaikeita, ja tässä tapauksessa se ei ole erilainen. Meidän on tiedettävä, mitä haluamme, miten saamme sen ja mitä meillä on. Mutta kaikki yleiskatsauksesta, koska yksityiskohdat toteutetaan suunnittelussa.
Projekti lähtee yleensä ideasta tai mielentilasta, ja siksi on tärkeää visualisoida se. Tässä vaiheessa on kätevää kirjoittaa kaikki mieleen tulevat ja voimme käyttää muistikirjaa ja jopa matkapuhelinta. Meidän on tiedettävä, mitä haluamme saavuttaa, jotta voimme suunnitella ja toteuttaa sen myöhemmin.
Suunnittelu
Nyt on aika suunnitella kaikki yksityiskohtaisesti ja tehdä se realistisesti. Tämä vaihe on ratkaiseva, joten se vaatii täyttä huomiomme. Siinä meidän on otettava huomioon, mitä tarvitsemme, miten aiomme saada sen, keneen aiomme luottaa tai mitä aiomme tehdä varautumisen varalta.
Suunnitelmat muuttuvat ajan myötä, mutta niiden saaminen auttaa pysymään tiellä. Siksi tämä vaihe on kehitettävä yksityiskohtaisesti. Strategisen tai liiketoimintasuunnitelman kaltainen malli voi olla erittäin hyödyllinen.
Suoritus
On aika ryhtyä töihin. Projektin pitäisi alkaa toimia, ja kaikki suunnitellut prosessit otetaan käyttöön. Tässä vaiheessa on kätevää pitää selkeä kirjanpito kaikista niistä, jotta myöhemmin asiaankuuluva valvonta voidaan suorittaa.
Tässä vaiheessa sinun on oltava kärsivällinen ja mentävä askel askeleelta. Juoksu ei ole hyvä idea, kun on kyse projekteista. Vasta kun yksi osa on ratkaistu, aloitamme seuraavan. Tällä tavoin minimoimme mahdolliset ongelmat ratkaisemalla ne yksi kerrallaan.
Projektin vaiheiden hallinta
Nyt sinun on seurattava. Tällä tavoin tarkistamme, missä olemme tehneet virheen ja mikä on ollut poikkeama suunnitelmasta. Vasta sitten voimme ehdottaa asianmukaisia korjaavia toimenpiteitä. Jälleen kerran kaiken dokumentoiminen on erittäin hyödyllistä.
Tässä vaiheessa parannuksia tehdään, mutta myös mahdollisia epäonnistumisia varautumisissa. Suunnitellessamme päätämme, mitä tehdä poikkeustapauksissa, ja nyt meidän on arvioitava sen tehokkuus. Kun olemme korjanneet virheet, niitä ei enää tapahdu tulevaisuudessa.
Loppu on saapunut
Kaikki päättyy, samoin projektit. Tavaroiden tai palvelujen osalta niillä on elinkaari: ne syntyvät, kasvavat ja lopulta katoavat. Tietysti aloittaessamme yrityksen teemme sen ajattelemalla pitkällä aikavälillä, mutta meidän on oltava selvillä siitä, mitä tehdä, jos se lopetetaan. Sama tapahtuu minkä tahansa tyyppisen projektin kanssa.
Tässä vahvistetaan tarvittaessa sulkemisolosuhteet. Kun projekti on valmis, sinun on tiedettävä mitä tehdä ja miten. Tämä vaihe on projektin vaiheissa yhtä tärkeä kuin muut, koska eturistiriitoja esiintyy yleensä siellä. Siksi se vaatii täyttä huomiomme eikä meidän pidä jättää mitään sattuman varaan.
Esimerkki projektin vaiheista
Kuvitelkaamme lopuksi, että haluamme luoda voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen, joka on omistettu edistämään maamme talouskulttuuria. Tapaamme yhteistyökumppaneiden kanssa ja muokkaamme ajatusta. Seuraavat vaiheet voidaan tiivistää seuraavaan kuvaan:
Prosessi on yksinkertainen, vaikka projektista riippuen se voi olla monimutkainen. Ensin idea, yhdistys, toinen toteutus, sinun on luotava se, aloitettava se, katsottava kuka tekee yhteistyötä jne. Sitten sinun on seurattava poikkeamien tai virheiden löytämistä. Lopuksi projektin viimeinen vaihe on päättäminen, jonka on oltava selkeä ja ytimekäs.