Koronavirus on osoittanut meille, että digitalisointi ei ole vaihtoehto, se on välttämätöntä työmarkkinoilla. Pandemian alusta lähtien yksi hallituksen suosittelemista ja monien yritysten hyväksymistä toimenpiteistä oli etätyö.
Vuosien taistelun jälkeen henkilökohtaisesta ja työn sovittelusta, työntekijöiden pyynnöstä useampaan päivätyöhön, osoittaaksemme, että voit olla tuottava toimiston ulkopuolella, yhtäkkiä maailma kääntyy ylösalaisin ja eräänä päivänä muihin taloihimme tulee uusia toimistoja. Mutta olemmeko todella valmiita etätyöhön?
Millainen etätyö oli ennen pandemiaa?
Espanjan työlle on ominaista korkea läsnäolo, koska se on yksi niistä maista, joilla on pisin työaika ja jolla on eniten tunteja toimistossa.
Randstadin tietojen mukaan 4,4 miljoonaa ihmistä, joka on 20,3% Espanjassa työskentelevistä, voi harjoittaa toimintaa etätyön avulla. Puhumme pääasiassa toiminnoista, jotka suoritetaan tietokoneelta, jolla on Internet-yhteys. INE: n viimeisimmän etätyötä koskevan tutkimuksen mukaan niukasti 4,8% yrityksistä edisti säännöllisesti etätyötä säännöllisesti ja 3,5% toisinaan, mikä on selvästi alle muiden Euroopan maiden keskiarvon, joka on noin 14%.
Olemme ymmärtäneet niukan teknologisen kehityksen, joka on suurimmalla osalla liiketoimintarakennettamme, ja yritysten pyrkimykset tarjota työntekijöilleen keinot hoitaa tehtäviään toimiston ulkopuolella yhtäkkiä valtion aikana.
Kuinka etätyön sopeutuminen on ollut koronaviruksen aikana?
Yksi ongelmista syntyy, koska hyväksymämme etätyö on ollut kiireellistä etätyötä eikä välttämättä etuoikeutena. Lisäksi emme ottaneet sitä muutaman päivän, vaan useita kuukausia ilman sopeutumisprosessia aiemmin.
Näin olemme sopeutuneet etätyöhön koronaviruksen aikoina:
- Työryhmät: Monet organisaatiot työskentelevät kannettavien tietokoneiden kanssa, jotka työntekijät ovat voineet viedä helposti kotiin. Toiset ovat lähettäneet laitteitaan kuljetusyritysten kautta. Mutta entä Internet-tarjonta? Odotamme, että kaikilla kotitalouksilla on yhteys, mutta se ei ole sellaista. On monia, joiden on täytynyt ilmoittautua näihin palveluihin tai vuokrata enemmän voimaa voidakseen suorittaa toimintansa onnistuneesti.
- Etäyhteys: Monet toiminnot suoritetaan yrityksen omalla ohjelmistolla, joka on jouduttu mukauttamaan, jotta työntekijät voivat muodostaa yhteyden etäyhteyden kautta ja työskennellä heidän kanssaan.
- Datan suojelu: Mistä verkosta aiomme muodostaa yhteyden, jos työskentelemme toimiston ulkopuolella? Onko se suojattu verkko? Monet yritykset käsittelevät arkaluonteisia tietoja, joiden ei pitäisi jättää toimistossaan olevia suojattuja yhteyksiä. Asiakirjojen jakamisessa heidän on tehtävä se turvallisesti Internet-portaalien kautta, salattu salasanalla tai erityisillä vaihto-ohjelmilla, joita kaikki eivät olleet asentaneet.
- Uuden työaseman ergonomia: Työskentelemme nyt kodeistamme niin hyvin kuin mahdollista, mutta kaikilla meistä ei ole ergonomisia tuoleja, jotka tarjoavat ihanteellisen korkeuden tai selkänojan sekä valaistuksen tai näyttöjen korkeuden. Kaikki tämä vaikuttaa negatiivisesti suorituskykyyn, visuaalisiin ja fyysisiin ongelmiin. Selkäkipu, visuaalinen väsymys tai stressi ovat ilmenneet muutamassa päivässä, jos meillä ei ole sopivia laitteita. Tämä voi pahentua pienten lasten kodissa, jossa he tarvitsevat vanhempiensa huomion, mikä vaikuttaa heidän keskittymiskykyynsä ja tuottavuuteensa. Lain mukaan yrityksen on suojattava työntekijöitään työhön liittyviltä vaaroilta ja varmistettava vaatimusten noudattaminen. Tosiasia, joka on hyvin vaikeaa eristystilanteissa, joten sen noudattamista ei voida vaatia, eikä kaikkia vaadittuja keinoja voida tarjota kuten työpaikalla.
- Viestintäohjelmisto: Tällä hetkellä kaikki kokoukset ovat virtuaalisia, joten on välttämätöntä ottaa käyttöön ohjelmisto videopuheluiden soittamiseen, ryhmäkeskusteluun ja missä voit turvallisesti jakaa asiakirjoja kollegoiden kanssa, ellei sitä ole vielä tehty. Esimerkiksi Skype, Teams, Zoom tai Slack. Jotkut yritykset ovat joutuneet toteuttamaan ne välittömästi.
- Johtajuus ja tiimin hallinta: Yhteys tiimin jäseniin on kadonnut päivittäin ja hallinto siitä, mitä he tekevät myös toimistossa ollessaan. Nyt on tarpeen hallita tehtäviä ohjelmiston avulla, joka auttaa meitä jakamaan aktiviteetteja, asettamaan tavoitteita ja tuntemaan kunkin tilan ilman näitä henkilökohtaisia tapaamisia. Hallintaohjelmistot, kuten Trello, Basecamp tai Teams, voivat auttaa meitä. Lisäksi johtajien ei pitäisi menettää yhteyttä tiiminsä jäseniin asettamalla aika ajoin videopuheluja tuntemaan työntekijöiden asema kaikin tavoin ja motivoimaan heitä. Emme saa menettää "inhimillistä" kontaktia sosiaalisesta etäisyydestä huolimatta.
Etätyön edut ja haitat koronaviruksen aikana
Tässä viestissä puhuimme etätyön eduista ja haitoista yleisellä tasolla, mutta tässä aiomme tuoda esiin etätyön tärkeimmät edut ja haitat synnytyksen aikana. Koska ei ole sama etätyö jonakin päivänä viikossa, pystyä sovittamaan yhteen henkilökohtainen elämäsi tai säästämään matkustamista ja vain joitain tiimin jäseniä, tekemään kaikkea loputtomiin ja päivästä toiseen.
Etätyö yritykselle edellyttää kiinteiden kustannusten säästämistä fyysisten työtilojen ylläpidossa, mikä lisää tuottavuutta. Ajan myötä jatkettu tilanne vaikeuttaa kuitenkin tiimien ja olemassa olevan liiton hallintaa. Se vaikeuttaa myös työntekijöiden suoritusten hallintaa ja vaikuttaa negatiivisesti tuottavuuteen.
Tähän on lisättävä välitön digitalisointi, jonka useimmat yritykset ovat joutuneet mukauttamaan etätyön kaikille työntekijöilleen. Ajan ja rahan sijoittaminen, joka on lyhyellä aikavälillä pelastanut yrityksen toimintaa ja joka todennäköisesti pitkällä aikavälillä on kannattavaa ja suosii yrityksen tuottavuutta.
Työntekijän suhteen on totta, että etätyö auttaa heitä sovittamaan yhteen henkilökohtaisen elämänsä etenkin tänä aikana, jolloin lapsilla ei ole koulua ja tarvitsevat heidän huomiota kotona, samoin kuin kenenkään perheenjäsenen, joka tarvitsee heidän hoitoa.
Työmatkojen ajansäästö ja kustannukset ovat merkittäviä, ja etenkin kotona vallitseva eristyneisyys tarkoittaa, että työlle omistettu aika on omistettu tietokoneen eteen olemiseen, emmekä keskusteluihin kollegoiden kanssa, kahviin tai muihin häiriötekijöihin. Tämä ei kuitenkaan ole täysin totta, koska oletettavasti kotona on enemmän ihmisiä, jotka voivat myös häiritä meitä.
Eristäminen on muuttanut tapaa käsitellä tunteita ja ajatuksia, meitä altistaa epävarmuus siitä, ettemme tiedä ennen kuin aiomme ylläpitää tätä tilannetta ja mitä tapahtuu ulkopuolella. Mielemme on tietoinen uutisista uusista synnytyksistä, siitä mitä tapahtuu työpaikoillemme, kun palautamme sosiaalisen elämämme tai harrastuksemme.
Keskittymättömyys, uni, motivaatio ja stressi puuttuvat negatiivisesti työssä ja mielenterveydessä. Emme aio päästä pois tästä helposti ja psykologiset seuraukset kestävät ajan myötä.
Kuinka etätyö koronaviruksen aikana vaikuttaa tuottavuuteen?
Jos haluamme toteuttaa etätyön, meidän on unohdettava kannattavuuden mittaaminen työntekijää kohti työtuntien mukaan ja tehdä se projektien tai tavoitteiden mukaan. Etätyön tuottavuuden mittaaminen voi maksaa enemmän tai vähemmän riippuen suoritettavasta toiminnasta. Esimerkiksi kaupallisella tasolla on tarkasteltava asiakkaiden arviointikyselyjä, valitusten määrää tai myynnin aikaansaamiseen käytettyä aikaa.
Ennen kaikkea meidän on tarkasteltava, kuinka tuottavuus vaihtelee yrityksessä yleisellä tasolla, koska kiinteät kustannukset laskevat ja tavoitteet on mukautettava uuteen taloudelliseen ja sosiaaliseen tilanteeseen. Emme voi olettaa kaltaista skenaariota, jonka kuvittelimme vuoden alussa, kun asetimme vuoden 2020 tavoitteet. Keskijohtajien tulisi päivittäin valvoa tiimiensä toimintaa ja suorituskykyä sekä ylempien johtajien kehitystä globaalilla tasolla yrityksen ja lopullisen tavoitteen saavuttaminen: Arvon luominen.
Kuinka tämä kaikki vaikuttaa työntekijöiden suorituskykyyn lyhyellä ja pitkällä aikavälillä? Ja yrityksen tuottavuuteen? Pystymmekö voittamaan covidin jälkeisen aikakauden?
Ihmiset erottuvat kyvystään sopeutua muutoksiin, ja me teemme niin varmasti myös tässä yhteydessä. Vaikka vaikuttavuuden ja tehokkuuden kehityksen suhteen, vain aika näyttää, kuka on pystynyt sopeutumaan menestyksekkäästi, tarttumaan tilaisuuteen tai kukistunut.
Uskoimme, että tekniikka eristää meidät ja ymmärrämme tänään, että sen ansiosta olemme yhteydessä enemmän kuin koskaan. Uskoimme, että digitalisointi menettää työpaikkamme, ja tänään se on osoittanut meille, että sen ansiosta voimme jatkaa työskentelyä mistä tahansa.
Etätyö on täällä pysymässä, ehkä ei sillä tavalla kuin olisimme halunneet, mutta uuden digitaalisen aikakauden avaaminen on ollut todellisuuden tarkistus, ja se on tavallinen toimintatapa siinä panoraamassa, jota nyt kutsutaan "uudeksi normaaliksi" ".