Prosessinhallinta on lähestymistapa, joka pitää organisaatiota toisiinsa liittyvien ja toisiinsa yhteydessä olevien prosessien verkostona. Siksi se on tapa hallita organisaatiota suoritettujen prosessien perusteella.
Epäilemättä prosessi on toimintojen sarja, jonka tavoitteena on lisätä arvoa syötteeseen tuloksen tai tuotoksen saavuttamiseksi. Kaikkien tuotosten on täytettävä yrityksen sisäisen tai ulkoisen asiakkaan tarve tai vaatimus.
Tietysti kaikilla prosesseilla, olivatpa ne yksinkertaisia tai monimutkaisia, suuria tai pieniä, on oltava tulo, muunnos ja lähtö. Syöttö on mikä tahansa muunnettava resurssi tai syöte. Muutos on työprosessi, joka lisää arvoa syötteille ja saa tuloksen. Tuotos muodostaa lopputuloksen, kuten tavara tai palvelu, joka onnistuu tyydyttämään tarpeen.
Lisäksi prosessikeskeinen hallinta on ristiriidassa toimintoperusteisten organisaatioiden perinteisen rakenteen kanssa. Perusidea on lisätä arvoa sisäisille ja ulkoisille asiakkaille. Tästä syystä kaikkien prosessien jatkuvaa parantamista haetaan niiden tunnistamisen, kuvaamisen ja dokumentoinnin avulla.
Mistä tiedät, onko aktiviteetti prosessi?
Itse asiassa kaikkia yrityksessä suoritettavia toimintoja ei voida pitää prosessina. Jos haluat pitää aktiviteettia prosessina, sinun on:
1. Selkeä tehtävä ja tarkoitus
Jokaisen prosessiksi luokitellun toiminnan on vastattava organisaation asettamaan tehtävään ja tarkoituksiin. Näiden toimien on vastattava yrityksen odotuksiin.
2. Toiminta on määriteltävä tarkasti
Kaikkien organisaation jäsenten on tiedettävä tarkasti, miten kukin prosessi tulisi suorittaa. Silloinkin kun uusi työntekijä palkataan, sinulla on pääsy dokumentoituihin lähteisiin, jotka osoittavat, miten kukin toiminta suoritetaan.
3. Sen on sisällettävä tulot ja lähdöt
Jokaisessa prosessissa on tietysti oltava syötteitä tai raaka-aineita, jotka on muutettava lopputulokseksi. Tämä tulos tunnetaan prosessin tuotoksena, joka tuo lisäarvoa sisäisille ja ulkoisille asiakkaille.
4. Toimittajat, asiakkaat ja lopputuote voidaan tunnistaa
Toimittajina ovat luonnollisesti kaikki ne, jotka toimittavat tuotantopanoksia tai raaka-aineita prosessin suorittamiseksi. Asiakas on tuotetun tavaran tai palvelun vastaanottaja. Vaikka lopputuote on prosessin tuottaman arvon tuotos.
5. Aktiviteetti voidaan jakaa tehtäviin tai aliprosesseihin
Kullakin prosessilla voi olla yksi tai useampia tehtäviä, jotka suorittaa yksi tai sen suorittamisesta vastaava ryhmä ihmisiä.
6. Voidaan dokumentoida
Kaikki nämä toiminnot voidaan dokumentoida käyttämällä prosessinhallintamenetelmiä, määrittelemällä ajat, resurssit ja kustannukset. Kaikki tämä dokumentoitu tietue varmistaa laatustandardien noudattamisen.
7. Hänellä on vastuualueet
Varmasti prosessi on jaettu tehtäviin, jotka on suoritettava yrityksen osastolla tai useilla osastoilla. Jokaisen toiminnan tulisi lisätä arvoa sisäisille asiakkaille, jos puhumme aliprosessista, tai ulkoisesta, jos se on prosessin lopun viimeinen vaihe. Jokaisessa vaiheessa on oltava jokaisesta uloskäynnistä vastaava henkilö.
Miksi on tärkeää olla prosessipohjainen?
On loogista olettaa, että prosessinhallinta määrittelee prosessit, jotka on suoritettava aiemmin jäsennetyllä tavalla, tarkastelemalla niitä jatkuvasti löytääkseen mahdollisuuksia parannuksiin. Tämä, koska jos organisaation prosesseja parannetaan jatkuvasti, se auttaa parantamaan organisaation kokonaisfunktiota.
Itse asiassa keskittyminen prosesseihin antaa kattavan kuvan yrityksen toiminnasta yleensä ja globaalisti. Se tunnustaa myös, että yrityksellä on oltava horisontaalinen rakenne, jotta se voi vastata prosessin sykliin täydellisesti.
Lisäksi kaikki prosessit pyrkivät asiakastyytyväisyyteen. Kun puhutaan mikroprosessista, se sisältää vain sisäiset prosessit, jotka tyydyttävät sisäisten asiakkaiden tarpeet. Makro-prosessi sisältää nyt sekä sisäiset että ulkoiset prosessit organisaation sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden tyydyttämiseksi.
Vastaavasti keskittymällä prosesseihin yritys pystyy saavuttamaan kilpailuedun, koska tämän tyyppinen hallinto asettaa etusijalle asiakastyytyväisyyden. Tämä tarkoittaa, että yritysten on pakko maksimoida tehokkuutensa. Tämän vuoksi on välttämätöntä, että organisaatiot etsivät jatkuvasti prosessejaan ja puolestaan yritystä yleensä tarjoamalla parempia ratkaisuja asiakasongelmiin.
Prosessinhallinnan edut
Prosessinhallinnalla on seuraavat edut:
1. Vähennä tarpeettomia sisäisiä kustannuksia
Aluksi yritys voi vähentää tarpeettomia kustannuksia prosesseissaan, koska se voi poistaa tehtävät tai vaiheet, jotka eivät tuota arvoa. Siksi, jos tarpeettomat vaiheet poistetaan, myös kustannukset eliminoidaan.
Eliminoimalla ei-lisäarvoa tuottavat toiminnot, prosessi tarkentuu ja yritys voi keskittyä enemmän vastaamaan asiakkaiden vaatimuksiin, tarpeisiin ja odotuksiin. Kaiken kaikkiaan se säästää resursseja, kuten aikaa, rahaa ja ihmisen työtä.
2. Lyhennä toimitusaikoja
Sitten läpimenoaikoja tai läpimenoaikoja voidaan lyhentää tunnistamalla prosessisyklin seisokit. Tästä syystä prosessit eliminoidaan ja virtaviivaistetaan.
3. Parantaa asiakkaan mieltämää laatua ja palvelua
Toisaalta parantamalla tarjottavaa laatua ja palvelua asiakas tyydyttää paremmin tarpeitaan. Asiakkaat haluavat ylläpitää suhdetta yritykseen.
4. Sisällytä lisäpalvelutoimintaa
Samoin tämän lähestymistavan avulla on erittäin helppoa lisätä muita asiakaspalvelun etuja. Näillä palvelukokonaisuuksilla on alhaiset kustannukset ja asiakas näkee ne helposti.
Ominaisuudet organisaatioille, jotka käyttävät prosessinhallintaa
1. Prosessi hallitsee rakennetta
Ensinnäkin prosessinhallintaa soveltavat yritykset katsovat, että yrityksen rakenne ei ole muuta kuin infrastruktuuri prosessien toteuttamiseksi. Siksi ne antavat merkityksen prosesseille ja strategiat suunnitellaan prosessien perusteella.
2. Sen organisaatio on poikittainen
Toiseksi prosessinhallinta saa organisaatiot määrittämään itsensä joukoksi prosesseja ja aliprosesseja, jotka mahdollistavat tavoitteiden saavuttamisen. Kaikkien prosessien päätavoitteena on tuottaa arvoa asiakkaalle.
3. Tietojen käyttö
Kolmanneksi organisaatiot arvostavat suuresti tietoa suoritettavista prosesseista ja toiminnoista. Jatkuva tiedonkulku on välttämätöntä, jotta voimme toimia menestyksekkäästi kaikissa prosesseissa ja yrityksen yleisessä toiminnassa.
4. Ne ovat arvonmuodostajia
Lopuksi organisaatiot, jotka soveltavat hallintaa prosessien avulla, tuottavat arvoa. Samasta syystä, että se on prosessipohjainen, jokainen tuotos on lisäarvoa tarjoamiensa tuotteiden ja palvelujen kautta. Ja tämä on minkä tahansa prosessin perustavoite.
Prosessinhallinnan vaiheet
Tärkeimmät vaiheet prosessinhallinnan toteuttamisessa ovat:
1. Tiedotus, koulutus ja osallistuminen
Prosessinhallinta on uusi tapa hallita. Siksi on tärkeää, että kaikille tiedotetaan ja koulutetaan ennen prosessien toteuttamista. Lisäksi jokaiselle on kerrottava prosessin tavoitteista, sen vaiheista ja yhteistyöstä.
2. Prosessien tunnistaminen
Tietenkin prosessit on tunnistettava selvästi. Siksi on tehtävä luettelo kaikista suoritetuista prosesseista. Jokaisessa prosessissa on oltava:
- Nimi.
- Aktiviteetit ja vaiheet, jotka sinun on tehtävä.
- Prosessikartta.
3. Merkityksellisten prosessien valinta
On huomattava, että merkitykselliset prosessit tuottavat eniten arvoa ja ovat erittäin tärkeitä yrityksen tehokkaan toiminnan kannalta. Tästä syystä niillä on merkittävä vaikutus yhtiön strategisiin tavoitteisiin.
4. Selvitä vastuullinen
Kun asiaankuuluvat prosessit on tunnistettu, niille määritetään johtaja. Vastuuhenkilöllä on oltava vastuu ja itsenäisyys strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
5. Prosessianalyysi ja ongelmien havaitseminen
Jokainen prosessi analysoidaan riippumatta siitä, täyttääkö se ehdotetut tavoitteet vai ei. Jos joku heistä ei täytä heitä ja aiheuttaa ongelmia, ne on suunniteltava uudelleen asianmukaisesti.
6. Ongelmien korjaaminen
Kun tavoitteisiin ja asiakkaisiin eniten vaikuttavat ongelmat on tunnistettu, heille etsitään ratkaisua. Tämä määrittelee toimet, joita on noudatettava, jotta ne eivät vaikuta prosessin suorituskykyyn ja koko organisaatioon.
7. Indikaattorien käyttö
Lopuksi prosessit arvioidaan säännöllisin väliajoin. Arvioinnista riippuu, noudattavatko ne ehdotettuja indikaattoreita. Indikaattorit ovat erittäin tärkeitä prosessien todellisen suorituskyvyn analysoimiseksi ja heikkojen kohtien määrittämiseksi. Kaikki tämä korjaavien toimenpiteiden soveltamiseksi.
Lopuksi voidaan sanoa, että prosessinhallinta lisää organisaatioiden tehokkuutta. Tämä johtuu siitä, että sen menestys riippuu prosessien riittävästä suorittamisesta, joka on dokumentoitava selkeästi. Mutta ennen kaikkea niiden on pyrittävä tuottamaan arvoa asiakkaalle.
