Sisäiset tekijät ovat kaikki tekijöitä, jotka ovat osa yrityksen sisäistä rakennetta ja jotka voivat vaikuttaa projektin tulokseen.
Tietenkin ne ovat erittäin tärkeitä tekijöitä, joilla on ratkaiseva vaikutus ehdotettujen tavoitteiden saavuttamiseen. Ne ovat sisäisiä, koska ne ovat luontainen osa organisaation kokoonpanoa. Niistä löydämme yrityksen organisaatiokulttuurin, resurssit, viestintäkanavat ja infrastruktuurin.
Vastaavasti kaikki nämä tekijät voivat vaikuttaa positiivisesti tai kielteisesti projektihallinnan kehittämiseen ja toteuttamiseen, jotka auttavat tai vahingoittavat projektien organisointia, hallintaa ja valvontaa, koska ne voivat antaa organisaatioille vahvuuksia, jos ne vaikuttavat positiivisesti, tai heikkouksia, jos ne vaikuttavat negatiivisesti.
Yrityksen sisäisten tekijöiden luokitus
Sisäiset tekijät voidaan luokitella kolmeen luokkaan:
Organisaatiosta
Jokaisella projektin toteuttavalla organisaatiolla on joitain sen liiketoimintarakenteeseen liittyviä tekijöitä:
1. Organisaatiorakenteen tyyppi
Ensinnäkin jokaisella organisaatiolla on tehtävä, visio ja joukko arvoja, jotka ovat kaikkien sen jäsenten yhteisiä ja jotka kaikki ohjaavat toimintansa samoihin tarkoituksiin.
Rakennetyyppi määrittelee epäilemättä työntekijöiden käyttäytymisen, odotukset ja esimiesten toiminnan. Tämä voi olla ero yrityksen ja toisen toiminnan välillä.
2. Organisaation rakenne ja hallinto
Toiseksi kukin organisaatio käyttää erilaisia mekanismeja jäsentensä arvioimiseksi ja motivoimiseksi, kuten tavoitteiden asettaminen, palkkiojärjestelmä ja palkitsemisjärjestelmä. Kaikkia näitä menettelyjä käytetään pitämään työntekijät motivoituneina saavuttamaan asetetut tavoitteet ja tulokset.
3. Sijainti ja maantieteellinen jakauma
Kolmanneksi organisaation sijainti ja maantieteellinen jakauma ovat tärkeitä infrastruktuurin, tilojen, resurssien ja tarvittavien materiaalien saatavuuden kannalta. Tässä mielessä voimme löytää suuria organisaatioita, jotka ovat jakautuneet eri maantieteellisille alueille.
Sitten tilanteet, kuten tilojen välinen etäisyys ja työryhmien välinen aikaero, voivat vaikuttaa tulosten saavuttamiseen. Näissä tapauksissa on välttämätöntä laatia riittävät strategiat, jotta projekti kehittyy tehokkaasti.
4. Teollisuuden standardit
Neljänneksi otetaan huomioon myös hallituksen vaatimat standardit alalla, jolla organisaatio kilpailee. Nämä standardit rajoittavat ja rajaavat yritysten toimintaa. Hallitus määrittelee säännöt ja määräykset eri asioista. Ne voivat olla kysymyksiä, jotka liittyvät turvallisuuden valvontaan, riskienhallintaan, laadunhallintaan, tiedonhallintaan; tärkeimpien joukossa.
5. Sisäiset säännöt ja menettelyt
Jokaisella yrityksellä on lopuksi joukko sisäisiä sääntöjä, menetelmiä ja menettelyjä, jotka määrittelevät tehtävien ja työskentelytavan sen rakenteessa. Näistä säännöistä ja menettelyistä tulee oppaita kaikille kehitetyille toimille.
Tästä syystä he tarkentavat erityisesti, miten ne on suoritettava ja miten ne on täytettävä. Voi olla kyse organisaatioista, jotka ovat ISO-standardien mukaisia ja suorittavat siten tehtävänsä.
Henkilöstöresursseista
Toisaalta henkilöstöresurssit ovat yrityksen kaikkia työntekijöitä, joilla on arvoja, taitoja ja erilainen kulttuuri. Näiden erojen on voitava liittyä johdonmukaisesti toimiviin työryhmiin. Näistä tekijöistä löydämme:
1. Henkilöresurssit
Kaikilla organisaation henkilöstöresursseilla on todellakin joukko taitoja ja tietoja. Nämä voisivat määrittää eron yrityksen ja toisen yrityksen toimintatavan välillä. Siksi ihmisten koulutus, kokemus ja sijainti määrittävät onnistuneiden projektien kehittämisen.
2. Henkilöstön hallinta
Samoin tapa, jolla organisaation henkilöstöä hallitaan motivaatio- ja kannustusohjelmien avulla, voi johtaa parempaan suoritukseen. Kun työntekijät ovat motivoituneempia, he voivat siis toimia paremmin. Työntekijöiden motivaation ylläpitäminen on välttämätöntä.
3. Johtajuus ja auktoriteetti
Luonnollisesti hyvin harjoiteltu johtajuus on avaintekijä onnistuneiden projektien suunnassa ja toteutuksessa. Myös yrityksen hierarkkinen rakenne ja auktoriteettisuhteiden asianmukainen hallinta ovat tärkeitä. Vasta kun se on hyvin määritelty (hierarkia), voidaan saavuttaa hyviä tuloksia.
Johtamisen tyyppi ja auktoriteettisuhde määrittävät organisaation ehdot, sisäisen politiikan ja hallintojärjestelmän. Joten jos niitä ei käytetä oikein (johtajuus), se voidaan sekoittaa ja saada projekti epäonnistumaan.
4. Riskinsietokyky
Nyt tämä näkökohta edustaa suurinta riskiä, jonka organisaatiorakenne pystyy hyväksymään tulosten saavuttamiseksi. Riskisietokyky antaa organisaatiolle myös mahdollisuuden ottaa tiettyjä riskejä projektien hallinnassa.
5. Sidosryhmät
Sidosryhmät ovat myös tekijöitä, jotka vaikuttavat hankkeen tulokseen, koska ne voivat helpottaa tai estää tavoitteiden saavuttamista ja hanketta kokonaisuutena. Tässä tapauksessa puhumme sijoittajista, asiakkaista ja toimittajista.
Teknologisten järjestelmien
Ne ovat tekijöitä, jotka riippuvat työprosessissa käytettävästä tekniikasta, joista voimme mainita:
1. Toimintaympäristö
Ennen kaikkea teknisen järjestelmän infrastruktuuri voi parantaa organisaation toimintaympäristöä ja virtaviivaistaa työprosesseja. Tämä, kun otetaan huomioon, että tehtävien lähettäminen ja valtuuttaminen tapahtuu nopeammin.
2. Viestintäkanavat
Virallisen tai epävirallisen viestinnän on oltava kaikkein ketterintä ja tehokkainta, jotta projekti voidaan toteuttaa oikein. Teknologinen järjestelmä voi tehostaa viestintäprosessia.
3. Tietokanta
Lopuksi on tärkeää, että meillä on tietokantoja, jotka sisältävät tärkeitä tietoja projektin onnistumiselle. Kustannuksiin, prosesseihin, aikoihin ja riskitutkimuksiin liittyvät tiedot.
Lopuksi voidaan todeta, että yrityksen sisäiset tekijät ovat osa kunkin organisaation rakennetta. Nämä tekijät rajoittavat tai suosivat hankkeiden kehittämistä ja toteuttamista.
Tästä syystä projektinhallinnassa on kätevää ottaa ne huomioon, koska niitä on vaikea hallita. Projektipäälliköiden on opittava olemaan rinnakkain heidän kanssaan ja muuttamaan ne helpottaviksi elementeiksi aloittaessaan projektien toteuttamisen.
