Ostohallinta on tavaroiden ja palveluiden hankintaa yritykseltä sen varmistamiseksi, että se on tuotantoprosessi.
On huomattava, että ostohallinta on yritykselle melko monimutkainen prosessi. Ennen ostohallinnan tekemistä on tarpeen tutkia markkinoita etsimällä parhaita toimittajia. Tätä varten on tarpeen tietää ostettavien tavaroiden ja palvelujen laatu ja hintaedellytykset.
Sitten neuvotteluprosessi suoritetaan ja vastaavia menettelyjä noudatetaan ostojen hallitsemiseksi. Yrityksen ostohallinta on ratkaisevaa onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi.
Ostojen hallintaprosessi
Tärkeimmät kysymykset, joihin meidän on vastattava ostohallintaprosessissa, ovat:
1. Milloin ostaa?
Epäilemättä sinun on ensin tehtävä ennakkotutkimus markkinoista, jotta tiedät milloin ostaa. Koska tämä antaa meille tietoa tavaroista ja palveluista, joita toimittajat tarjoavat markkinoilla. Näillä tiedoilla yritys ennakoi yrityksen vaatimukset ja tarpeet. Koska kun tavarat ja palvelut vaaditaan, toimituslähteet on jo tunnistettu.
2. Mitä ostaa?
Tietenkin ostoprosessi on keskitetty yrityksen osto-osastolle. Tuotanto-, varasto- ja myyntialueiden ostovaatimukset osoitetaan tälle osastolle. Vastaanotettuaan vaatimukset, osasto priorisoi välittömimmät vaatimukset ja etenee ostohallintomenettelyjen suorittamiseksi.
Yleensä päätöksen ostamisesta tekee yrityksen ostotoimikunta. Tämä komitea voi koostua yrityksen johtajista. Päätös tehdään yrityksen toiminnan kannalta tärkeimpien tarpeiden perusteella.
3. Kuinka ostaa?
Toisaalta ostotapa määritellään saatujen tarjousten perusteella. Kaikki saadut tarjousehdotukset on analysoitava ja arvioitava parhaan tarjouksen valitsemiseksi. Tehdäksesi päätöksen tehokkaammaksi, on suositeltavaa valita tarjoukset etukäteen. Joten vain ne ehdotukset, jotka sopivat parhaiten yrityksen asettamiin tavoitteisiin, ovat vielä tutkittavana.
4. Kuinka paljon ostaa?
Itse asiassa ostotarjojen määrittäminen tapahtuu toimittajien kanssa käytyjen neuvottelujen jälkeen. Ne voivat olla toimittajan vahvistamia vähimmäis- ja enimmäismääriä. Hinnat, maksutavat, toimituspalvelu ja takuut voidaan neuvotella.
5. Mistä ostaa?
Samoin tämä päätetään palveluntarjoajien valinnan jälkeen. Tätä varten toimittajiin otetaan yhteyttä ja pyydetään tietoja taloudellisista ja teknisistä olosuhteista sekä tarjotuista myynnin jälkeisistä palveluista. On myös kätevää vaatia arvioita, näytteitä ja luetteloita.
Tehokkaan ostohallinnan edut
Hyvän ostohallinnan etuja ovat:
1. Kustannusten alentaminen
Ensinnäkin hyvä ostohallinta voi säästää yritystä turhista kuluista. Siksi osto-osaston on koostuttava koulutetusta henkilöstöstä. Sillä, että sen hyvä johto vahvistaa suhteita toimittajiin. Tämä mahdollistaa paremmat neuvottelut hankintahinnoista ja parempien maksuehtojen saavuttamisen.
Luonnollisesti heidän tulisi aina neuvotella paremmista sopimusehdoista, jotta niiden kassavirta olisi suurempi, kustannukset olisivat pienemmät ja vastaavasti yrityksen hyödyllisyys kasvaa. Lisäksi heidän tulisi välttää kiireellisiä ostoksia, koska kaiken pitäisi olla etukäteen suunniteltua.
2. Tavaroiden ja palvelujen laadun parantaminen
Toiseksi hyvä ostohallinta auttaa tunnistamaan parhaat toimittajat, mikä parantaa yrityksen myymän lopputuotteen laatua ja hintaa. Siksi jotkut yritykset tekevät tiivistä yhteistyötä toimittajiensa kanssa parantaakseen kaikkia prosessejaan, ei vain ostohallintaprosessia.
Tietysti, jotta yritys voi tarjota hyvää ja hyvää laatua ja hintaa tarjoavan palvelun, sillä on oltava riittävät tarvikkeet ja keinot sen saavuttamiseksi. Parempia ratkaisuja voidaan tarjota myös kriittisissä tilanteissa.
3. Vähennä riskejä ja takaa tarvikkeet
Kolmanneksi osto-osaston on tiedettävä markkinoilla tarjottavien tavaroiden ja palvelujen joukosta, mitkä ovat ratkaisevia yrityksen selviytymisen kannalta. Siksi sinun on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet taatakseen tuotantoprosessisi toimitusketjut.
4. Parempi kilpailukyky
Lopuksi, jos osto-osasto hoitaa tehtävänsä tehokkaasti, se onnistuu lisäämään yrityksen kilpailukykyä. Hyvällä johtamisella saavutetaan kustannusten aleneminen, uusien tuotteiden kehittäminen ja parempi asiakastyytyväisyys. Kaikki tämä epäilemättä lisää merkittävästi yrityksen kilpailuasemaa.
Osastotoimintojen ostaminen
Tärkeimpien toimintojen joukossa, jotka osto-osaston on suoritettava, löydämme:
- Tutki markkinoita: Sinun on tutkittava markkinoilla tapahtuvat muutokset. Kuten hintojen muutokset, kilpailun käyttämät suuntaukset ja uusien tuotteiden ulkonäkö.
- Neuvo sisäisiä asiakkaita: Sinun on oltava tiiviissä yhteydessä yrityksen muihin osastoihin voidaksesi tarjota laadukasta tuotetta. Neuvoo sisäisiä asiakkaita tarjoamaan paremman tuotteen tai palvelun ulkoisille asiakkaille.
- Valitse toimittajat: Sinun on valittava parhaat toimittajat voidaksesi tuoda erittäin kilpailukykyisiä tuotteita markkinoille. Hyvät toimittajat takaavat paremmat hinnat, paremman laadun ja paremmat toimitusajat.
- Hinta- ja laatuneuvottelut: Neuvottele laatu- ja hintaehdoista, maksu- ja toimitusmuodoista, jotta kaikki vähentäisivät yrityksen kustannuksia
Lopuksi sanomme, että ostohallinnolla on olennainen vaikutus yritysten tarjoamien tuotteiden ja palvelujen toimituksiin markkinoille. Ostohallinto on vastuussa kaikista tarvikkeista, joita yritys tarvitsee moitteettomaan toimintaansa. Toisin sanoen sen on täytettävä yrityksen sisäisten asiakkaiden tarpeet tarjotakseen suurempaa tyydytystä ulkoiselle asiakkaalle.
