Hallinnollinen prosessi - mikä se on, määritelmä ja käsite

Hallinnollinen prosessi on joukko vaiheita (suunnittelu, organisaatio, ohjaus ja valvonta), joiden tarkoituksena on saavuttaa yrityksen tai organisaation tavoitteet mahdollisimman tehokkaalla tavalla.

Vielä yksinkertaisemmin sanottuna hallintomenettely koostuu sarjasta vaiheita, jotka auttavat meitä saavuttamaan ehdotetut tavoitteet. Hallinnollinen prosessi on jatkuvaa. Kyse ei ole jokaisen vaiheen tekemisestä ja kaikki päättyy siihen. Kun yksi jakso päättyy, se siirtyy seuraavaan. Sitä käytetään yleensä yrityksen yleisiin tavoitteisiin, tiettyihin tavoitteisiin tai jopa pienempiin projekteihin.

Henri Fayol oli hallinnollisen prosessin luoja. Siitä muodostuu neljä vaihetta, jotka muodostavat hallinnollisen prosessin:

• Suunnitella.
• Järjestää.
• Johtaa.
• Ohjaus.

Fayolille nämä neljä vaihetta olivat välttämättömiä hyvän johdon johtamisen kannalta. Jokaisen johtoryhmän on hallittava ne ja otettava ne huomioon kaikissa projekteissa. Fayol ei kuitenkaan koskaan ollut ajatuksissaan äärimmäinen, ja voit lukea hänen työstään, kuinka hän jätti tilaa joustavuudelle ja sopeutumiselle. Siten klassisen hallintoteorian seuraajat ovat täydentäneet, parantaneet ja mukauttaneet hallintoprosessia erityyppisiin yrityksiin, jotka ovat syntyneet viime vuosikymmeninä.

Yrityksen tavoitteet

Hallinnollisen prosessin alkuperä

Olemme velkaa hallinnollisen prosessin alkuperän Henry Fayolille. Noin 1916, 50 vuotta kaivosyrityksen johtajana, Fayol julkaisi kirjan "Administration Industrielle et Générale". Espanjaksi se olisi jotain samanlaista kuin «Teollinen ja yleinen hallinto».

Tässä kirjassa hän kehitti kokemuksensa perusteella koko teoriansa. Fayol korosti työssään hallinnon eri tasoja, hallinnollisia toimintoja ja luetteloa periaatteista, joilla hallitaan oikein.

On kuitenkin syytä mainita, että hänen työstään tunnetuimmat ovat hänen periaatteensa. Erityisesti 14 periaatetta asianmukaiselle hallinnolle.

Hallinnollisen prosessin ominaisuudet

Hallinnollisella prosessilla on monia ominaisuuksia ja erityispiirteitä sen kehittämisestä riippuen, mainitsemme yleisimmät:

• Se koostuu neljästä toisiinsa liittyvästä vaiheesta.
• Sen on sisällettävä kaikki tavoitteet, jotka sillä saavutetaan.
• Kaikille niille työntekijöille, jotka aikovat olla osa prosessia, on kerrottava tästä.
• Sen tavoitteena on luoda etenemissuunnitelma, jolla optimoidaan kaikki hallintomenettelyyn sisältyvät toimet mahdollisimman paljon.
• Sitä voi käyttää mikä tahansa yritys sen ominaisuuksista riippumatta.
• Se toteutetaan aiemmin määrätyllä aikavälillä. Tällä tavoin se tarjoaa jonkin verran joustavuutta olosuhteiden mukauttamiseksi.

Hallintoprosessin vaiheet

Määritelmässä olemme sanoneet, että hallinnollinen prosessi koostuu sarjasta vaiheita: suunnittelu, organisointi, ohjaus ja valvonta. Tässä osiossa kehitämme ja selitämme ne. Ensinnäkin on tietysti kätevää tietää, miten nämä kaksi vaihetta erotetaan toisistaan:

• Mekaaninen vaihe: Mekaaninen vaihe koostuu suunnittelusta ja organisoinnista. Voisimme sanoa, että se on staattinen osa prosessia.
• Dynaaminen vaihe: Dynaaminen vaihe koostuu puolestaan ​​suunnasta ja ohjauksesta. Tässä mielessä sana dynaaminen viittaa liikkeeseen.

Toisin sanoen, kun olemme suunnitelleet ja järjestäneet, meidän on suoritettava ja aloitettava työ.

Joka tapauksessa tärkeämpää kuin mekaanisen ja dynaamisen erottaminen on tietää sen muodostavat eri vaiheet:

1. Suunnittelu: Yritä ajoittaa suoritettavat tehtävät ja ratkaista asiaan liittyvät kysymykset, jotka suoritetaan myöhemmin.
2. Organisaatio: Ajatuksena on nähdä kuka vastaa jokaisesta tehtävästä, missä järjestyksessä ja mikä rakenne projektilla on toteutuksessa.
3. Suunta: Johto ei ole vain vastuussa lähettämisestä, se myös auttaa, tukee ja puuttuu mahdollisiin tavoitteiden saavuttamisen yhteydessä syntyviin konflikteihin.
4. Ohjaus: Valvonta perustuu luotettavien mittareiden seurantaan, joiden avulla voit seurata, että suurimmat tavoitteet saavutetaan.

Katso hallintoprosessin vaiheet yksityiskohtaisesti

Hallinnollisen prosessin merkitys

Hallinnollisella prosessilla on keskeinen rooli yrityksen johtamisessa. Siinä oletetaan etenemissuunnitelmaa, jota on noudatettava tietyn ajanjakson ajan johdon asettamien tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tällä tavoin kaikkien hallintoprosessin vakiintuneiden vaiheiden noudattaminen antaa organisaation lisätä tehokkuutta ehdotettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Tämä prosessi merkitsee kulutettujen resurssien määrän vähenemistä. Tästä syystä säästettyjä resursseja voidaan käyttää muihin yritykselle hyödyllisiin toimiin.

Hallinnollisen prosessin esiin tuomista eduista korostamme seuraavaa:

• Se antaa yritykselle mahdollisuuden suunnitella tulevaisuutta jatkuvasti.
• Kussakin mahdollisessa skenaariossa toteutettavat toimet määritellään.
• Siinä määritellään selvästi tavoitteet, jotka tietyllä yrityksellä on lyhyellä, keskipitkällä ja / tai pitkällä aikavälillä.
• Resurssit on optimoitu maksimaalisesti
• Vältä tarpeettomia kuluja, joita ei aiemmin ollut harkittu.
• Se voi lisätä tuottavuutta, koska se parantaa tiimin jäsenten välistä koordinaatiota.

Lopuksi on huomattava, että täysin suunniteltu hallinnollinen prosessi estää tapahtumia, jotka rikkovat johtajien järjestelmiä. Tämän seurauksena sellaisten improvisoitujen toimenpiteiden määrä, jotka voivat johtaa yrityksen toimintaan haitallisiin päätöksiin, vähenee.

Esimerkki hallinnollisesta prosessista

Oletetaan esimerkiksi, että olemme vuorikiipeilijöitä. Tavoitteenamme on päästä viiden korkeimman vuoren huipulle. Tavoite on selvä, mutta tarvitsemme prosessin tavoitteidemme saavuttamiseksi mahdollisimman turvallisesti. Toisin sanoen vaarantamatta terveyttämme.

Siksi tarvitsemme prosessin lopullisen tavoitteen saavuttamiseksi: viiden huipun saavuttamiseksi. Vaikka kukin huippu on erilainen, seuraamme puolestaan ​​sarjaa vaiheita saavuttaaksemme jokaisen huipun (välitavoitteet). Kutsumme tätä vaiheiden sarjaa, joka on tavallista tavoitteiden saavuttamisessa, hallinnollisena prosessina.

Tässä mielessä jokaisen yrityksen tai organisaation, joka aikoo saavuttaa tavoitteita, on sovellettava hallinnollista prosessia. Ilman hallinnollista prosessia ehdotettujen tavoitteiden saavuttaminen on erittäin vaikeaa. Lähes mahdotonta. Voitteko kuvitella kiipeämisen Everestille ilman mitään suunnitelmia, ilman harjoittelua ja kaikkea hallitsematonta? Sama tapahtuu liiketoiminnassa.