Prosessikartta on kaavio, jonka avulla voit graafisesti nähdä kaikki organisaatiossa suoritettavat prosessit ja niiden keskinäiset suhteet.
Kaavion avulla voidaan varmasti tarkkailla kaikkia yrityksessä kehitettäviä prosesseja. Samoin vaiheet, jotka muodostavat kunkin prosessin tietyllä tavalla. Tämän avulla saadaan yhteinen näkemys kuhunkin prosessiin liittyvistä näkökohdista.
Lisäksi näet kaikki keskinäiset suhteet kunkin prosessin vaiheiden välillä. Sekä kaikkien prosessien väliset linkit heijastuvat yhteen kaavioon, joka on prosessikartta.
Toisin sanoen graafinen esitys esittää järjestelmän yleisen visualisoinnin koko yrityksen organisaationa. Tämä sen prosessien ja keskinäisten suhteiden kautta.
Vaiheet prosessikartan luomiseksi
Tärkeimmät vaiheet prosessikartan luomisessa ovat:
1. Prosessien rajaaminen
Kuten me kaikki tiedämme, prosessi voi olla hyvin laaja, joten on kätevää tehdä oikea rajaus. Tämä tarkoittaa, että prosessia rajataessa on laadittava järjestelmä, joka kokoaa kaikki edustettavan järjestelmän elementit. Kaavion avulla tätä laajaa prosessia voidaan tarkastella yksinkertaisesti ja selkeästi.
2. Elementtien tunnistaminen
Toisaalta elementti on kaikki, mikä voi vaikuttaa prosessiin ja koko järjestelmään. Ne voivat olla näkökohtia, kuten yrityksen infrastruktuuri, sekä elementtejä, joita tarvitaan kunkin prosessin sisäänkäynnin ja poistumisen yhteydessä. Prosessikartta näyttää kaikki nämä elementit ja niiden väliset suhteet.
3. Operatiivisen linjan tunnistaminen
Vastaavasti toiminnallisen tai toiminnallisen linjan tunnistaminen antaa mahdollisuuden tarkkailla järjestystä, jota on noudatettava kunkin prosessin suorittamiseksi. Tästä syystä prosessikartassa on mahdollista määrittää rakenne ja reitit, joita on noudatettava operatiivisella linjalla.
4. Lisää tukiprosessit
Tukiprosessit voivat tietysti auttaa operatiivisen ja hallintalinjan toimintaa. Kaikki tukiprosessit auttavat parantamaan koko järjestelmän suorituskykyä, minkä vuoksi ne on mukautettava toimintalinjaan. Tukiprosessit ovat yleensä hallinnollisia toimintoja.
5. Lisää prosesseja, jotka vaikuttavat järjestelmään
Organisaatiossa on pikemminkin prosesseja, jotka voivat vaikuttaa koko järjestelmän suorituskykyyn. Siksi tässä vaiheessa kaikki toiminnalliset elimet lisätään prosessiin, jotka vaikuttavat koko järjestelmään. Palautteen ja laadun kaltaiset alueet voivat vaikuttaa koko prosessiin yleensä.
Miksi prosessikartta tehdään?
Prosessikartan kehittäminen voi tuottaa yritykselle monia etuja, joista tärkeimmät ovat:
- Tiedä miten tehtävät ja työpaikat kehittyvät organisaatiossa, tällä hetkellä.
- Paranna kaiken yrityksen sisällä tapahtuvan laatua.
- Paranna organisaatiossa suoritettavia prosesseja.
- Luo ja kehitä uusia ja erilaisia työskentelytapoja varsinkin kriisitilanteissa.
- Mittaa ja arvioi mitä tehdään. Vahvista sitten tuloksia ja suorituskykyä tuloksilla.
Prosessikartoissa käytetty symbologia
Prosessikartassa käytetään suurta määrää symboleja, ja jokaisella on merkitys. Jotkut yleisimmin käytetyistä symboleista ovat:
1. Nuolet
Nuolet osoittavat todellakin virtauksissa seuratun suunnan. Se auttaa lukemaan vuokaavion, koska se osoittaa prosessin suunnan. Esimerkiksi vasemmalta oikealle tai ylhäältä alas.
2. Suorakulmiot
Suorakaiteet ovat toiminto, joka on suoritettava ja suoritettava. Sitä käytetään hyvin usein, koska se osoittaa suoritettavan toiminnan, toiminnon tai tehtävän.
3. Soikeat
Toisaalta soikeat osoittavat prosessin alkamisen tai lopun. Ne ovat vuokaavion pisteet, jotka osoittavat, mistä aloitat ja mihin lopetat. Aloituksia on yleensä vain yksi, mutta niillä voi olla useita päätepisteitä kullekin vaiheelle.
4. Timantit
Samoin timantit ovat tärkeä kohta, josta on tehtävä päätös. Nuolet, jotka on merkitty kyllä tai ei, syntyvät yleensä tästä luvusta. Jokaisesta timantista tulee tietysti vain yksi nuoli.
Toisin sanoen jokaista päätöskohtaa seuraa nuoli, joka on merkitty kyllä tai ei. Toinen vaihtoehto voi olla tosi tai väärä.
5. Suuntaviiva
Vastaavasti rinnan suunnan käyttö heijastaa vuokaavioissa olevien prosessien tuloja ja lähtöjä.
Prosessityypit
Prosessikartoissa visualisoitavat prosessit ovat:
1. Keskeiset prosessit
Ensinnäkin, avainprosessit suuntautuvat lisäarvon luomiseen. Siksi ne liittyvät suoraan yrityksen tarjoamiin tavaroihin ja palveluihin. Siksi asiakas arvostaa näiden prosessien tulosta suoraan.
Tietenkin nämä prosessit ovat avainasemassa, koska monet toiminnalliset alueet puuttuvat toteutuakseen ja vaativat tästä syystä enemmän resursseja.
Lisäksi ne ovat prosesseja, jotka auttavat saavuttamaan tavoitteet, laatimaan politiikat, käyttämään strategioita ja yrityksen yleiseen toimintaan.
2. Strategiset prosessit
Toiseksi ylimmän johdon on vahvistettava strategiset prosessit, koska ne määrittelevät organisaation toiminnan ja arvon tuottamisen. Ne ovat tukea erityisesti strategisen prosessin päätöksenteossa. Strateginen prosessi sisältää suunnittelun, strategian toteuttamisen ja organisaation jatkuvan parantamisen.
3. Tukiprosessit
Kolmanneksi tukiprosessit tukevat keskeisiä prosesseja ja strategisia prosesseja. Ne ovat välttämättömiä kaikkien prosessien ja yleensä koko yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Lopuksi voimme päätellä, että prosessikartta on välttämätön, jotta meillä on globaali visio organisaation toiminnasta ja kaikista sen prosesseista. Se auttaa ymmärtämään ja määrittelemään selkeästi niitä suorittavat toiminnot ja toimijat. Kaikki tämä pitää organisaatiota prosessien hallinnana, jotka ovat yhteydessä toisiinsa lopputuloksen saavuttamiseksi.