Tiedonhallinta on prosessi, joka seuraa systemaattista, loogista ja organisoitua järjestystä tiedon tuottamiseksi, siirtämiseksi ja soveltamiseksi.
Pohjimmiltaan organisaatioihin sovellettua tiedonhallintaa tapahtuu, kun tietoa ja kokemuksia siirretään yhdeltä henkilöltä tai ryhmältä toiselle henkilölle tai ryhmälle, joka on osa organisaatiota.
Siksi tiedonhallinta on helpottava järjestelmä, joka siirtää yksilöllisiä ja kollektiivisia kokemuksia. Nämä kokemukset ovat osa organisaatiossa toimivan henkilöstöresurssin tietoa. Tarkoituksena on varmistaa, että tästä tiedosta tulee lisäarvoa yritykselle ja että se saa kestävän edun muihin verrattuna.
Koska tietoa ei voida pitää jokaisen työntekijän yksinomaisena. Tieto on jaettua ja siitä tulee tärkeä etu yritykselle. Jakamalla tietoa jokainen voi käyttää sitä, mikä antaa yrityksille mahdollisuuden lisätä tehokkuuttaan ja tuottavuuttaan.
Toisin sanoen tietämyksen hallinta antaa yrityksille mahdollisuuden lisätä lisäarvoa markkinoille myymiinsä tuotteisiin ja palveluihin. Tämä lisäarvo saa heidät eroamaan merkittävästi kilpailusta.
Onko tieto sama kuin tieto?
Meidän on selvennettävä, että tieto ja tieto eivät tarkoita samaa.
1. Tiedot
Epäilemättä tieto käsittää joukon tietoja, jotka on jäsennelty niiden merkityksellisyyden ja tarkoituksen mukaan. Tiedot ovat viesti, joka välitetään henkilölle tai ihmisryhmälle, joka on osa organisaatiota. Tämä viesti lähetetään ehdotettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.
2. Tieto
Tieto on tietojoukko, jota on usein vaikea kommunikoida. Tästä syystä on välttämätöntä, että organisaatiossa kehitetään sarja käsikirjoja, taulukoita, kaavioita ja muita välineitä niiden siirtämisen helpottamiseksi.
Toisaalta tieto kehittyy jatkuvasti. Se kehittyy vuorovaikutuksessa sitä käyttävien ihmisten ja organisaation toimintaympäristön kanssa. Joten tietoa täydennetään ja parannetaan jatkuvasti.
Tietotyypit
On olemassa pääasiassa kahta tyyppiä tietoa:
1. Selkeä
Todellakin, eksplisiittinen tieto on tietotyyppi, joka saavuttaa jonkinasteisen muodollisuuden asiakirjojen, sääntöjen, säännöstöjen ja normien laatimishetkellä. Tämä mahdollistaa tiedonsiirtoprosessin helpottamisen muodostumista koskevilla koulutuksilla ja kursseilla, jotka on tarjottava pysyvästi henkilöstöresursseille.
2. Hiljainen
Hiljainen tieto on nyt tietoa, jonka jokaisella yrityksessä olevalla henkilöllä on ja joka liittyy hankittuihin kokemuksiin ja taitoihin. Sillä on suuri merkitys kaikille yrityksille, mutta kommunikointi ja jakaminen on vaikeampi.
Näin ollen se on aineeton omaisuus ja sitä on vaikea muodostaa. Koska se sisältää sarjan uskomuksia, arvoja, intuitioita ja tunteita. Tästä syystä on vaikea muotoilla sitä sanoilla, koska se ulkoistetaan affektiivisten toimien avulla.
Edut tiedonhallinnan käytöstä
Organisaatiot, jotka soveltavat tietämyksen hallintaa asianmukaisesti, saavat seuraavat edut:
1. Helppo pääsy hyödylliseen ja asiaankuuluvaan tietoon
Ensinnäkin, kun asianmukaista tiedonhallintaa käytetään, kaikki organisaation jäsenet pääsevät nopeasti tietoon. Tämä tieto on hyödyllistä ja merkityksellistä.
Itse asiassa jokainen, jolla on helppo pääsy organisaation sisällä olevaan tietoon, voi selvästi tietää, kenellä on hiljainen tai ymmärretty tieto. Ja tiedetään, mistä löytyy nimenomainen tieto eli se, joka on määriteltävä selkeästi ja yksityiskohtaisesti.
2. Ajan lyhentäminen
Toiseksi, hallitsemalla tietoa oikein, on mahdollista vähentää aikaa, jota yritykset käyttävät uusien tuotteiden kehittämiseen. Samoin nykyisten tuotteiden parantamiseen tarvitaan vähemmän aikaa. Ja myös ongelmien ratkaisun ajat minimoidaan.
3. Kustannusten alentaminen
Kolmanneksi kustannukset vähenevät yleensä, koska toistuviin virheisiin liittyvät kustannukset eliminoidaan. Jos sinulla on riittävät tiedot prosesseista, virheitä tehdään vähemmän ja yrityksen tehokkuus kasvaa.
4. Päivitetyn ja innovatiivisen tiedon hallinta
Lopuksi, jos tiedonhallintaa käytetään oikein, hyödyllistä ja merkityksellistä tietoa voidaan jatkuvasti uudistaa. Tämä mahdollistaa organisaation työntekijöiden käsittelemän tiedon pitämisen aina ajan tasalla. Samoin tieto on aina innovatiivista, jotta yritys reagoi paremmin mahdollisiin muutoksiin.
Mitkä ovat tiedonhallinnan tärkeimmät elementit?
Tietenkin tieto on organisaation osa-alueen ihmisten tai inhimillisen pääoman omistuksessa. Tärkeimmät tietämyksenhallintaa kiinnostavat tekijät ovat kuitenkin ihmisten hallussa olevat taidot ja tiedot.
Yleensä tiedämme kaikki, että yrityksen inhimillisen pääoman tieto on elintärkeä ja ratkaiseva voimavara organisaatiolle. Koska hyvästä tai huonosta käytöstä ja siitä tehdystä käytöstä riippuu yrityksen menestys tai epäonnistuminen.
Tietenkin tämä tieto muodostaa organisaation osaamisen. Jos yritys onnistuu hyödyntämään tätä aineetonta hyödykettä oikein, se voi saavuttaa menestystä. Siksi on välttämätöntä, että tämä tieto tallennetaan ja organisoidaan yrityksen tietojärjestelmiin.
Todellakin, kun on hyvin jäsennelty tietojärjestelmä, tähän tietoon pääsee nopeasti ja tehokkaasti. Kaikki tämä helpottaa päätöksentekoa kaikissa tilanteissa tai ongelmissa, joita voi kohdata.
Tietohallinnossa käytetyt työkalut
Tärkeimmät työkalut, joita voidaan käyttää tiedonhallinnassa, ovat:
- Yrityskoulutus: Sisältää kaikenlaisia koulutuksia ja työpajoja, joita työntekijät saavat yrityksen ulkopuolella. Se on muodollinen prosessi tiedon hankkimiseksi, joten he voisivat jopa osallistua yliopistoihin.
- Taitojen hallinta: Se on strateginen malli, jossa määritetään ja hallitaan taitoja ja asenteita, jotka organisaation työntekijöillä on oltava. Tämä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi
- Tiedonhallinta: Se viittaa tietojärjestelmiin, jotka ovat tilanneet ja järjestäneet tiedot. Joten se tavoittaa helposti kaikki sitä tarvitsevat ja päätöksentekoprosessi on siten helpompaa.
- Oppiminen organisaatiossa: Se motivoi kollektiivista oppimista siten, että syntyy jatkuva innovaatioprosessi. Jos ymmärretään, että virheet eivät ole epäonnistumisia, mutta virheet auttavat yritystä jatkuvasti parantamaan.
- Kilpailukykyinen älykkyys: Kyse on markkinoiden yhteydenpidosta uusien liiketoimintamahdollisuuksien löytämiseksi. Samoin se antaa yritykselle mahdollisuuden ennakoida siihen mahdollisesti vaikuttavia riskejä ja kohdata ne sopivammalla tavalla.
Lopuksi voidaan sanoa, että tiedonhallinnan soveltaminen on hyödyllistä kaikille yrityksille. Koska se antaa organisaation käyttää parempia strategioita, käytäntöjä, tekniikoita ja ratkaisuja. Tuloksena organisaation tehokkuuden ja tuottavuuden kasvu. Samoin standardisoimalla prosesseja päätöksenteko paranee.
