Eisenhower-matriisi on graafinen esitys, joka näyttää suorituksen odottavat tehtävät, mutta tekee sen luokittelemalla ne näiden tehtävien tärkeyden mukaan. Tällä tavalla niiden järjestäminen tärkeysasteen mukaan.
Eisenhower-matriisi on graafinen esitys, jossa näkyy kaksiakselinen kvadrantti. Nämä akselit osoittavat kunkin tehtävän tärkeyden ja kiireellisyyden. Tässä mielessä kvadrantti auttaa meitä luokittelemaan tehtäviä niiden tärkeysasteen ja toimitusaikojen mukaan. Samalla se toisaalta mahdollistaa työn organisoinnin, jotta voimme yhdellä silmäyksellä järjestää kaikki vireillä olevat työt.
Eisenhower-matriisi koostuu neljästä lohkosta.
Kuten sanoimme, sen luokittelu määrittää tehtävät perustuen tällaisen tehtävän edellyttämään kiireellisyyteen sekä niiden tärkeyteen.
Kuinka Eisenhower-matriisi suunnitellaan?
Meidän on tiedettävä, että Eisenhower-matriisi, kuten sanoimme, koostuu neljästä kvadrantista.
Ensimmäisessä neljänneksessä ovat tärkeimmät ja kiireellisimmät tehtävät. Tässä mielessä puhumme tärkeimmistä hankkeista, joihin on kiinnitettävä enemmän huomiota, samoin kuin niiden toteuttamisen kiireellisyys. Nämä ovat ensisijaisia tehtäviä suorituksessa.
Toisessa neljänneksessä ovat tehtävät, jotka tärkeinä vaativat vähemmän kiireellisyyttä. Neljännes, joka sisältää ne tehtävät, jotka on suoritettava pidemmässä ajassa, mutta jotka vaativat paljon huomiota, joten tämä kvadrantti voi auttaa meitä olemaan ennakoivia työssä. Nämä tehtävät on suunniteltava ennaltaehkäisyn varmistamiseksi.
Toisaalta kolmannessa neljänneksessä meillä on ne tehtävät, jotka eivät ole tärkeitä, mutta vaativat suurempaa kiireellisyyttä. Tässä mielessä meidän on oltava varovaisia, ettemme sijoita näitä tehtäviä ensimmäiseen neljännekseen. Siinä vahvistetaan ne, jotka vaativat kiireellisyydestään huolimatta vähemmän tärkeitä. Nämä voidaan delegoida muille ihmisille.
Viimeinen neljännes muodostuu tehtävistä, jotka eivät ole kiireellisiä eivätkä tärkeitä. Tässä mielessä puhumme matriisin vähiten tärkeästä kvadrantista. No, näiden tehtävien hoidossa meidän on tiedettävä, että nämä ovat viimeisiä, joihin kiinnitetään huomiota. Nämä voidaan usein eliminoida.
Visuaalisen kuvan saamiseksi esitetään esimerkki siitä, miltä Eisenhower-matriisi näyttäisi:
Kuinka Eisenhower-matriisi toimii?
Meidän on tiedettävä, että kuten kaikilla matriiseilla, myös Eisenhower-matriiseilla on kirjoittajan määrittelemä erityinen toiminto, joka auttaa meitä muodostamaan matriisin ja käyttämään sitä oikein.
Tässä mielessä, kuten sen graafinen esitys osoittaa, meillä on neljä kvadranttia, jotka on järjestetty kahteen akseliin ja jotka mittaavat kaikkien tehtäviemme tärkeyden ja kiireellisyyden.
Ensimmäiseen neljännekseen, kuten sen määritelmä osoittaa, kuuluvat ne tehtävät, joilla on korkein prioriteetti ja jotka tietyllä tavalla auttavat meitä saavuttamaan ne ensisijaiset tavoitteet, jotka määrittävät tavoitteidemme saavuttamisen. Tähän neljännekseen sisällytämme siis kriisit, jotka vaativat välitöntä ratkaisua, ongelmat, jotka edellyttävät nopeaa ratkaisua, tärkeät hankkeet, joilla on suurempi merkitys.
Toiseksi toinen neljännes keskittyy näihin tärkeisiin mutta ei kiireellisiin toimiin. Tässä mielessä sisällytämme tehtäviä, jotka liittyvät uusien mahdollisuuksien havaitsemiseen, suhteiden luomiseen, sekä muita tärkeitä tehtäviä, jotka eivät vaadi kiireellisyyttä.
Kolmanneksi meillä on kolmas neljännes, joka sisältää tehtäviä, jotka eivät ole tärkeitä, mutta jotka edellyttävät kiireellisyyttä. Tähän neljännekseen sisällytämme muun muassa puhelut asiakkaille, sähköpostit, kokoukset, institutionaaliset toimet.
Neljännellä ja viimeisellä sijalla meillä on neljäs kvadrantti. Se integroi tehtävät, jotka eivät ole tärkeitä eivätkä kiireellisiä, joten emme anna sille enemmän merkitystä kuin sillä jo on. Tämä neljännes voi sisältää näkökohtia, kuten aamiaisen nauttiminen toimistossa pitkiä aikoja, jotkut puhelut, jotka eivät auta mitään, sähköpostit, joilla ei ole mitään tekemistä työn kanssa, muu kuin työ.
Näillä neljällä neljänneksellä ja tilaamalla tehtävät hyvin työntekijällä pyritään lisäämään tuottavuuttaan ja tehokkuuttaan.
Eisenhower-matriisin tavoitteet
Kuten sanoimme, mainitun matriisin toteuttamiseen on joukko tavoitteita.
Tässä mielessä voimme sisällyttää seuraavat tavoitteet, kuten pääasiassa tämän matriisin tavoitteet:
- Lisääntynyt tuottavuus.
- Tehokkuus ja tehokkuus tehtävien hallinnassa.
- Saavuta tavoitteet ajoissa.
- Järjestä työ paremmin.
- Suurempi keskittyminen prioriteettiin.
- Kriisinhallinta.
- Kuri.
- Ohjaus.
- Näytä.
Monien muiden tavoitteiden joukossa, jotka voidaan saavuttaa mainitun matriisin avulla.
