Projektin seurannalla tarkoitetaan useiden toimintojen suoritusta, joiden tarkoituksena on tarkistaa sen toteuttamisen oikea kehitys.
Siksi projektin seuranta alkaa suunnitellusti projektin toteuttamisesta.
Seurantavaihe koostuu sen tarkistamisesta, toteutetaanko projektin eri vaiheet ajallaan ja muodoltaan kukin niistä. Tätä varten käytetään sarjaa parametreja ja muuttujia, joiden avulla voimme selvittää, onko poikkeamia alkuperäisestä suunnitelmasta vai ei.
Projektin seurannan merkitys
Tämä vaihe on välttämätön tarvittavien toimenpiteiden luomiseksi toteutuksessa havaittujen ongelmien ratkaisemiseksi. Emme voi aloittaa jotain, jos meillä ei ole aikaisemmin etenemissuunnitelmaa, samoin kuin menettelyä projektin oikean toiminnan varmistamiseksi. Tästä syystä on luotava selkeä, ytimekäs ja yksityiskohtainen seuranta, joka sisältää kaikki tarvittavat päätösten tekemiseksi.
Lisäksi, kuten näemme seuraavasta osasta, on välttämätöntä määritellä selkeästi, miten seuranta toteutetaan. On tärkeää, että kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan ja mitä heidän toimiensa tulisi olla mahdollisen satunnaisuuden sattuessa.
Projektin seurannan vaiheet
Katsotaan nyt yksityiskohtaisesti, mitkä voivat olla tärkeimmät vaiheet projektin seurannassa, samoin kuin sen päävaatimukset.
- Mitata: Ensin sinun on mitattava. Mittaus on tarpeen, kun haluamme hallita jotain. Meidän on tiedettävä, kuinka pitkälle voimme mennä tai mitkä ovat rajat menestyksen tai epäonnistumisen huomioon ottamiseksi. Siksi on tarpeen nostaa parametreja ja muuttujia sekä niiden analysointiin käytettyjä menettelyjä.
- Kokous ja analyysi: Seuraavaksi sinun on tavattava ja analysoitava poikkeamat. Kokousten tulisi olla ytimekkäitä, tarkkoja ja suoria. Sinun on puhuttava asiasta indikaattorien ollessa kädessä ja kopio jokaiselle osallistujalle. Kokouksesta on selvästi pääteltävä, mikä ongelma on, samoin kuin sen syyt ja seuraukset.
- Etsi ratkaisuja: Seuraavassa vaiheessa sinun on päätettävä, mitä polkua noudatat näiden poikkeamien ratkaisemiseksi. Tässä vaiheessa on parasta, että jokainen työskentelee omalla alueellaan ja oman ryhmänsä kanssa tai erikseen. Seuraavassa kokouksessa näitä ratkaisuja harkitaan sopivimpien ratkaisujen valitsemiseksi.
- Mittaa uudelleen: Lopuksi sinun on mitattava uudelleen. Kun korjaukset on suoritettu, analyysia on käytettävä uudelleen nähdäksesi, ovatko ne toimineet. Jos olemme onnistuneet, projekti jatkuu; muuten on tarpeen aloittaa alusta.
Esimerkki projektin seurannasta
Seuraavaksi aiomme nähdä lopullisen esimerkin.
Kuvitellaan yritystä, joka valmistaa kenkiä. Tämä yritys valmistaa kenkiä ja jakelee niitä eri tuotemerkkikaupoissa.
Katsotaanpa, millainen prosessi olisi.
Tässä kuvassa voimme nähdä, miten projektin seuranta toteutettaisiin. Ensin määritetään parametrit ja mittausmuuttujat. Esimerkiksi valmistettujen kenkien tai myytyjen kenkien lukumäärä. Seuraavaksi sinun on tarkistettava, minkä tyyppiset kengät toimivat parhaiten. Toisaalta sinun on otettava huomioon uudet suuntaukset, jotka herättävät ostajan kiinnostuksen. Lopuksi sinun on tarkistettava uudelleen ja ryhdyttävä tarvittaessa korjaaviin toimiin.
