Asiakirjassa viitataan asiakirjoihin, jotka muodostavat menettelyn, olivatpa ne oikeudellisia, hallinnollisia tai poliisiviranomaisia.
Minkä tahansa prosessin alku, minkä tahansa tyyppinen, alkaa kyseisen tiedoston muodostamisesta, jossa perustiedot kerätään alussa.
Asiakirjan on muodostettava alussa menettelyyn osallistuvan henkilön henkilötiedot: tunnistenumero, nimi ja sukunimi (jos kyseessä on oikeushenkilö, toiminimi), osoite ja kaikki tarvittavat tiedot käsiteltävään asiaan ulos.
Oikeudenkäynnin aloittamisen yhteydessä asiakirja-aineisto sisältää kaikki konfliktin osapuolten toimittamat asiakirjat ja todisteet, joita on käytetty. Samoin tapahtuu hallinnollisten tiedostojen kohdalla, joissa kerätään syyt, jotka aloittavat saman, ja ennakot, joita se on ottanut.
On välttämätöntä, että pystytään vastaamaan oikeudellisiin tai hallinnollisiin pyyntöihin tai pitämään organisaatiota, jonka avulla voidaan kirjata kaikki toiminnot millä tahansa alalla, jopa liike-elämässä.
Tiedostotyypit
Tärkeimmät tiedostotyypit ovat:
- Oikeustiedostot: Ne alkavat kanteen esittämisestä ja sen muodostavat oikeusviranomaiset. Asiakirja päättyy, kun tuomari päättää prosessin asiakirjasta tai antaa lauseen. Jos asianajajan on tiedettävä, missä menettelyvaiheessa tapauksesi on, voit pyytää tuomioistuinta toimittamaan koko asiakirjan, jotta voit tietää kaikki yksityiskohdat oikeudenkäynnistä.
- Hallintatiedostot: Ne voivat syntyä kaikenlaisia. Se voi olla luonteeltaan kurinpitoa. Esimerkiksi tiedosto on avattu virkamiehelle, joka ei täyttänyt tehtäviään. Tai se voi olla kansalaisen vetoomuksen ratkaiseminen. Esimerkiksi tiedosto on avattu kansalaisuuden saamiseksi.
- Poliisin tiedostot: Nämä tiedostot ovat luonteeltaan rikosoikeudellisia, koska niiden tehtävänä on kerätä tarvittavat tiedot, jotta voidaan tietää, onko rikoksesta syyllistynyt tuomari eteen ja joka puolestaan on oikeusasiakirjan mukainen.