Hallinnollisen avustajan tehtävät
Hallinnollisen avustajan tehtävät johtuvat toimiston hallinnollisesta työstä. Ne vaihtelevat asiakaspalvelusta yrityksen asiakirjojen hallintaan.
Hallinnollisen avustajan työllä on useita tehtäviä, ja se on yrityksen päivittäisen toiminnan perusta hallinnollisesta näkökulmasta.
Vaikka useimmiten tällä ammatillisella asemalla on alin sijoitus ja palkka yrityksen rakenteessa, tämän tyyppinen profiili suorittaa monia ja erilaisia perustoimintoja yrityksen toiminnan aikana.
Työssään avustajalla on oltava todistettavat tiedot ja taidot toimiston osista.
Erityisen tärkeä on toimistoautomaation perusohjelmisto, joka on laajennettu yrityskudoksen keskuudessa, sekä muut tiettyjen alojen erityisohjelmat (graafinen suunnittelu, vektori, ohjelmointi, vakuutusmatemaattiset tieteet …
Lisäksi tämän profiilin on yleensä tarpeen käsitellä atk-laitteita tai omaisuutta, joka on levinnyt laajasti kaikenlaisissa toimistoissa. Esimerkkejä tästä ovat tietokoneet, kopiokoneet ja muut asiakirjojen käsittely- ja arkistointilaitteet.
Hallintoavustajan toiminnot
Hallinnollinen avustaja suorittaa suuren määrän tehtäviä yrityksen päivittäin. Kaikki ne voidaan luokitella seuraavasti ja vaativat sarjan osaamista:
- Henkilökohtainen asiakaspalvelu: Avustaja on ensimmäinen yleisön käytettävissä oleva henkilö ja toimii suodattimena jokaisen yrityksen tilojen asiakkaille.
- Viestinnän hallinta: Tämän ammattilaisen tulisi järjestää puhelin- ja sähköpostiyhteystiedot. On myös tavallista, että koordinoit sosiaalisia verkostoja tai verkkoelementtejä, kun kyseisiin toimintoihin ei ole erityisiä ammattilaisia.
- Asiakirjojen vastaanotto, hallinta ja lähettäminen: On yleistä, että hallinnolliset avustajat toimivat matkatavaroiden ja asiakirjojen hallinnoijana jakamalla niitä eri osastoille.
- Päivittäiset hallintatehtävät: Hyvin usein nämä työntekijät suorittavat toimiston automaation perustehtävät, kuten erityyppisen sisällön luomisen ja henkilöstön asialistan valmistelun. Merkittävimmät ovat laskutus, kirjanpito tai asiakirjojen ja tiedostojen hallinta.
- Suhde kolmansiin osapuoliin: Yritysten on luotava yhteys muihin, kuten toimittajiin tai julkisiin sääntelyviranomaisiin. Usein hallinnollinen avustaja on vastuussa tämän tiedonkulun pitämisestä sujuvana.
- Tuki vanhemmalle henkilöstölle tai esimiehille: Kuten edellisessä kohdassa, monet avustajat suorittavat tukitehtäviä yrityksen muille alueille hallinnollisesta näkökulmasta.
Hallinnollisen avustajan asema
Tämän tyyppisiä ammattilaisia löytyy kaikentyyppisistä yrityksistä riippumatta niiden koosta ja talouden sektorista, johon ne osallistuvat.
Samalla se on läsnä sekä yksityisissä että julkisissa yrityksissä, joihin on pääsy opposition kautta.
Uusien digitaalisten ympäristöjen kehityksen ja uuden tietoliikenteen nousun ansiosta hallinnollisen avustajan ammatillinen profiili on saanut uusia tehtäviä.
Tämä on vaikuttanut koulutuksen tarpeeseen tämän tehtävän täyttämiseksi yrityksessä. Yleensä tätä valmistelua säännellään ammatillisissa koulutuksissa, jotka on tarkoitettu yrityksen hallinnon tai talouden tuntemiseen.
