Sisäinen valvonta - mikä se on, määritelmä ja käsite
Sisäinen valvonta on menettely, joka on osa yrityksen resurssien ja varojen valvontaa ja jonka tarkoituksena on pitää kirjaa yrityksen toiminnasta ja jäljitettävyydestä.
Yritysten kasvaessa on entistä vaikeampaa seurata, mitä niiden resursseilla, omaisuudella, työkaluillaan ja ihmisillä tapahtuu.
Siksi on tullut tarpeelliseksi perustaa mekanismi, joka mahdollistaa näiden resurssien käytön ja toimintojen kirjaamisen.
Esimerkkejä taloudellisten resurssien ja varojen sisäisestä valvonnasta
Joitakin tavaroihin sovellettavia sisäisen valvonnan käyttötapoja ovat yrityksen omistamien ajoneuvojen maahantulo- ja poistumistarkastukset. Tämä ohjaa ajoneuvon toimintaa, kulumista, polttoaineenkulutusta ja siitä vastuussa olevaa henkilöä.
Yritysajoneuvoja käsitellessään kuljettajien on oltava mukana loki, johon on merkitty matkan alku ja loppu sekä jokaisen virstanpylvään ajat.
Toinen esimerkki on varaston materiaalivaraston valvonta. FIFO- ja LIFO-järjestelmät edellyttävät välttämättä sisäisen valvonnan tarkistusta päivämäärien ja materiaalityyppien tai luetteloiden tiedoksi. Se on kirjanpitotieto, jota voidaan käyttää myös tavaroiden poistoon.
Taloudellisten resurssien osalta sisäinen valvonta suoritetaan ennen kulujen suorittamista esimerkiksi GAV: ssä (hallinto- ja myyntikulut), jotka johtuvat näiden toimintojen tehtävistä. Sitä on kuitenkin ohjattava, jotta se ei ylitä sitä, mikä on välttämätöntä tämän suorituksen suorittamiseksi kauden aikana.
Jos esimerkiksi kuukausimyynnissä vaaditaan paperiarkkien, lyijykynien ja tulostimen musteiden ostamista, sisäisessä valvonnassa on oltava arvio kuukausittain käytetyistä kuluista ja tarkistettava tämä kuukausittain kulumarginaalin suojaamiseksi.
Sisäisen ohjauksen varmuuskopiot
Aivan kuten resurssit ja toiminnot tehdään välittömästi, on tärkeää arkistoida se, jotta voidaan luoda tiedosto kutakin hallittua elementtiä varten.
Yritykset voivat vuokrata erilaisia sisäisen valvonnan ohjelmistoja, tai Microsoft Excel -taulukko riittää, jos se tilataan.
Tappioiden välttämiseksi voit ostaa virtuaalisen tallennustilapilven ja ladata nämä tiedostot sinne niiden menetyksen välttämiseksi.
Jos sinulla on myös paperinen tuki vastuullisilla allekirjoituksilla, on kätevä digitalisoida nämä asiakirjat. Esimerkiksi skannerin kautta ja sen jälkeen tyhjentämällä digitaalisiin kansioihin.
Sisäisen valvonnan päälliköt
Sisäisen valvonnan toimista vastaavien ihmisten on oltava järjestäytyneitä, järjestäytyneitä ja kykeneviä työskentelemään korkean kysynnän tilanteissa, koska esimerkiksi heillä voi olla hallintaansa useita tekijöitä samanaikaisesti: kulujen varainhoidon valvonta, varastojen valvonta, varainhoidon valvonta yrityksen omaisuuden käyttö ja ihmisten maahantulon ja poistumisen valvonta.
Jos jokin epäonnistuu tässä rekisteröintiprosessissa, yrityksen toiminnallisessa todellisuudessa ja pääomassa voi olla poikkeamia sen varoihin nähden. Tästä syystä sisäisen valvonnan on oltava osa järjestäytynyttä ja ketjutettua toimintajärjestelmää.
Sisäinen valvonta tarjoaa arvokasta tukea organisaation operatiiviselle hallinnolle varmistamalla avoimet ja turvalliset jäljitettävyysprosessit.
Siksi sen merkitys on siinä, että yritykset rakenteestaan ja koosta riippumatta toteuttavat jonkin sisäisen valvonnan järjestelmän pitääkseen varojaan paremmin kirjaa ja pystyäkseen diagnosoimaan logistisia poikkeamia, jotta ne voivat jatkuvasti parantaa arvoketjunsa prosesseja.
