Vuokaavio tai vuokaavio koostuu kuvasta tai kaaviosta, joka edustaa sarjaa prosesseja tai toimintaryhmää symbolien avulla.
Siksi vuokaavion tärkein hyöty on, että se näyttää yhdellä silmäyksellä prosessin, joka voi olla monimutkainen.
Tällä tavoin jokainen siihen osallistuva henkilö tietää, mikä on heidän työnsä. Tämän avulla on mahdollista lisätä tehokkuutta ja vähentää mahdollisia vaaratilanteita.
Vuokaavion edut
Tämän tyyppisessä kaaviossa on useita etuja, jotka ovat seuraavat:
- Ensinnäkin yksinkertaisuus. Yhdessä kuvassa meillä on tarpeeksi tietoa, jotta voimme tietää, mitä meidän on tehtävä, ja tehdä siitä päätöksiä.
- Toiseksi se antaa meille mahdollisuuden tietää ne kohdat, joissa voi olla ongelma, ja voimme tehdä vastaavat parannukset jälkikäteen ja toteuttaa ne.
- Kolmanneksi se helpottaa henkilökohtaisia suhteita osallistuvien ihmisten välillä. Tästä syystä tiimityössä (myös virtuaalisessa) se on erittäin hyödyllistä. Jokaisella osapuolella on selvä osansa prosessissa.
- Neljänneksi ja viimeiseksi, tällä tavoin edustaa prosesseja on helppo ymmärtää yrityksessä käytettävät protokollat.
Kuinka tehdä vuokaavio
Kun etsimme yksinkertaisuutta ja selkeyttä, emme voi tulla liian monimutkaisiksi. Joskus löydämme tämän tyyppisiä kaavioita, jotka selventämisen sijaan sekoittavat. Siksi on kätevää ottaa huomioon joitain perussuosituksia:
- Suunnitella. Kaikki osa suunnitelmaa. Siksi, jotta voimme luoda kuvan prosessista, meidän on oltava selvillä toteutettavista vaiheista. Sen on oltava mahdollisimman yksityiskohtainen ja parempi, jos se on kirjoitettu.
- Valita. Kun olemme selvillä siitä, mihin haluamme mennä, meidän on valittava polku. Tätä varten päätämme, miten aiomme edustaa sitä, millä väreillä, muodoilla tai muotoilulla. Koska sen ei pitäisi olla vain yksinkertainen, on myös tärkeää, että se houkuttelee silmiä.
- Juosta. Tämä vaihe on ehkä tärkein. Meidän on luotava se ja tehtävä se logiikalla. Lopussa näkemämme esimerkki on yksinkertainen tapaus, mutta todelliset prosessit voivat olla hyvin monimutkaisia.
- Tarkista ja paranna. Kuten kaikki elämässä, myös vuokaavio voidaan parantaa. Siksi on suositeltavaa kuunnella toista ja kolmatta mielipidettä ennen sen julkaisemista yrityksessä. Lisäksi aloituksen jälkeen on tehtävä parannuksia varmasti.
Vuokaavioesimerkki
Kuvitelkaamme huolto-osastoa, joka luo vuokaavion tietääksesi, mitä tehdä sähkökatkoksen sattuessa.
Yrityksellä on kaksi turvallisuusvaihetta, jotka on tarkistettava vikojen korjaamiseksi. Tietenkin se on yksinkertainen esimerkki siitä, miten se toimii. Luku olisi jotain tällaista:
Voimme nähdä, että vuokaavion edut ovat selvät. Se on helppo ymmärtää, sen avulla voimme tietää, miten toimia aina, ja jos lisäämme vastuuhenkilöiden nimet, myös kenen pitäisi tehdä mitä.