Digitalisointi on prosessi, jolla analogiset prosessit ja fyysiset objektit muunnetaan digitaalisiksi.
Toisin sanoen digitalisointi on menettely, jolla tietyt toiminnot voidaan alkaa suorittaa digitaalisen median, kuten tietokoneiden tai älypuhelinten kautta, yleensä Internet-yhteyden avulla.
Vastaavasti digitalisointi viittaa artikkeleiden tai asiakirjojen muodon muuttamiseen fyysisestä digitaaliseksi. Toisin sanoen tiedostot eivät ole enää paperilla siirtyäksesi näyttöön.
Digitalisointi, joka on syytä selvittää, on prosessi, jota eivät tee vain yritykset tai laitokset. Pikemminkin se on muutos tapassa, jolla ihmiset hallitsevat kaikenlaista tietoa, rahoitus- tai pankkitiedoista valokuva-tiedostoihin, joita ei enää tulosteta albumiin. Sen sijaan valokuvat tallennetaan yleensä digitaaliseen tiedostoon, ja ne voidaan ladata esimerkiksi pilveen.
Digitoinnin edut ja haitat
Digitoinnin eduista voidaan korostaa seuraavaa:
- Se mahdollistaa paperin ja painovärin säästämisen, koska asiakirjat arkistoidaan digitaalisesti.
- Jatkamalla edelliseen kohtaan, käyttämällä vähemmän paperia, syntyy vähemmän jätettä, mikä auttaa ympäristöä.
- Digitaalisia asiakirjoja on helpompi jakaa. Kuvitellaan esimerkiksi, että teemme menettelyä laitoksen kanssa, joka sijaitsee toisessa kaupungissa tai maassa. Sitten asiakirjat voidaan lähettää sähköpostitse, saapuvat heti. Tämä sen sijaan, että lähetettäisiin vastaavia papereita, mikä vie päiviä tai viikkoja.
- Tiedoston löytäminen on helpompaa, kun se on digitaalisessa mediassa. Tämä verrattuna siihen, mitä on etsiä tiettyä asiakirjaa paperipinon joukosta.
- Digitalisointi torjuu myös epävirallista taloutta ja valtion korruptiota.
Digitoinnilla on kuitenkin myös joitain haittoja:
- Kaikki ihmiset eivät voi helposti tutustua digitaaliseen mediaan, varsinkin jos he ovat jo vanhoja. Joten vaikka entiteetti muuttaa useita menettelytapojaan digitaalisiksi, jotkut käyttäjät ovat epämukavia tai haluttomia uudelle järjestelmälle.
- Digitaalisuus ei ole aina erehtymätön. Voi olla, että tiedostot menetetään esimerkiksi inhimillisen virheen tai viruksen takia.
- Digitointi ei yleensä ole välitöntä, se vie tietyn ajan, ennen kuin pystyt siirtämään kaikki yrityksen tiedostot, esimerkiksi yrityksen, fyysisestä digitaaliseen mediaan.
- Kun ihmiset jakavat asiakirjoja tai tietoja digitaalisessa mediassa, voi aina olla riski, että tiedot joutuvat häikäilemättömien ihmisten, kuten hakkereiden, käsiin.
Esimerkki digitalisoinnista
Kuvitelkaamme, että pankkiyhtiö on digitalisointiprosessinsa aikana päättänyt sallia luottokorttiilmoitusten lähettämisen postitse. He tekevät tämän vähitellen, ensin veloittamalla ylimääräisen summan fyysisen asiakirjan lähettämisestä. Tällä tavalla asiakkaita kannustetaan vastaanottamaan tiedot vain sähköpostitse.
Ajan myötä yhä useamman pankki-asiakkaan tulisi olla halukas maksamaan saadakseen paperilomakkeensa.
