Tilaustyypit ovat erilaisia materiaaleja tai palveluja koskevia pyyntöjä, joita yritys tekee toimittajilleen.
On tärkeää sanoa, että tilauspyynnön tekee yrityksen osto-osasto. Nämä tilaukset muotoillaan tuotanto- tai varasto-osastojen materiaaleja ja palveluja koskevien vaatimusten mukaisesti.
Tuotantoosasto puolestaan asettaa nämä vaatimukset ottamalla huomioon, että organisaatiolla on tarjonta niitä tavaroita ja palveluja, joita tarvitaan tuotantoprosessin suorittamiseen.
Samaan aikaan varasto tai varasto-osasto tekee sen saadakseen tarvittavan tuotteiden saatavuuden. Tällä pyritään vastaamaan asiakkaiden myymiin tuotteisiin.
Tilaustyypit
Tilauksia on erilaisia luokituksia, joista tärkeimpiä voidaan mainita seuraavat:
1. Osapuolten välillä vahvistettujen ehtojen mukaisesti
Tilaukset voidaan osapuolten välillä vahvistettujen ehtojen mukaan luokitella:
. Ehdollinen järjestys
Ehdollinen tilaus on tietysti eräänlainen tilaus, jonka täyttämistä rajoittaa joukko kaupallisia ehtoja, joita ostaja vaatii myyjältä. Nämä ehdot voivat olla joitain etuja, kuten alennukset, maksutavat, toimitusajat ja ehdot kysynnän tulevaisuudelle.
Siksi kaupan toteutuminen riippuu siitä, että myyjä hyväksyy sopimuksen ehdot. Toisin sanoen tätä tilauslomaketta kutsutaan tilausehdotukseksi.
b. Tiukka käsky
Tämän tyyppinen tilaus tapahtuu, kun ostaja ja myyjä sopivat kaikista vahvistetuista ehdoista. Se ei vaadi minkään tyyppisiä neuvotteluja tai muutoksia vaatimusten noudattamiseksi. Tämä, kun otetaan huomioon, että kaikki ehdot on jo vahvistettu ja vastaava sopimus on allekirjoitettu. Asiakirja on jo tilausilmoitus.
2. Pyydetyn kohteen mukaan
Pyydetyn kohteen mukaan tilaukset voivat olla:
. Palvelupyyntö
Luonnollisesti kyseessä on muodollinen pyyntö asiakkaan tarjoamasta palvelusta tai tehtävästä. Tämä ominaisuus voi sisältää tai ei välttämättä tehtävän suorittamiseen tarvittavia materiaaleja. Jos et sisällytä materiaaleja, tilauksen pyytäjä vastaa materiaalien kustannuksista.
b. Materiaalitilaus
Materiaalien järjestystä käyttävät yritykset, jotka vaativat tiettyjä tuotteita tai materiaaleja tehtäviensä suorittamiseen ja toimintakykyyn. Ne voivat olla tehtaita, jotka muuttavat materiaalit tuotteiksi, tai jakeluyhtiöitä, jotka myyvät tuotteita. Toisin sanoen materiaaleja voidaan käyttää kulutukseen tai tuotteiden varastojen täydentämiseen.
3. Materiaalin määränpään mukaan
Pyydetyn materiaalin määräpaikasta riippuen tilaukset voivat olla:
. Vaihtotilaus
Epäilemättä täydennystilauksia pyytää yrityksen varasto tai varasto-osasto. Nämä vaatimukset on asetettu säilyttämään yrityksen tarvitsema vähimmäismäärä varastossa. Tämä on tarkoitus täyttää tehokkaasti yrityksen sisäisten tai ulkoisten asiakkaiden rutiinivaatimukset.
b. Ylimääräinen kuluttajapyyntö
Ylimääräinen tilaus voidaan tuottaa, kun yrityksen varastointiprosessissa on riittävä määrä näitä materiaaleja. Mutta koska yritys odottaa suurempaa kulutusta tai suurempaa kysyntää, se tekee ylimääräisiä tilauksia. Tällä tavoin se onnistuu noudattamaan vaatimuksia täyttämällä riittävästi markkinoiden vaatimukset.
4. Tilauslomakkeella
Lomakkeen osalta tilaukset luokitellaan seuraavasti:
. Normaali järjestys
On selvää, että normaali tilaus tehdään tavanomaisella tavalla kattamaan tarjonta lyhyeksi ajaksi. Tämä aika voi olla viikosta, kuukaudesta tai tietystä kaudesta. Yleensä nämä tilaukset tehdään yritysten soveltaman toimituspolitiikan mukaisesti. Eli ne vastaavat normaaliin tarjontaan, jota organisaatio tarvitsee.
b. Ajoitettu tilaus
Toisaalta aikataulutettu tilaus tehdään yhtiön historiallisten ostotietojen perusteella ottaen huomioon tilausten säännölliset jaksot. Tällä tavoin hallinto- ja materiaalihankintakustannukset vähenevät. Tämä johtuu siitä, että yhtiö ostaa tilauksiaan suunnitellessaan suuria määriä.
Tietysti tämän tyyppinen tilaus vaatii toimitusten päivämäärien valvonnan, koska lähetysten epäonnistuminen voi vaikuttaa tarvittavan varastomäärään.
c. Avoin tilaus
Kokonaistilaus tapahtuu, kun on sitoutunut ostamaan materiaaleja ja tuotteita suurina määrinä. Toimituksia tehdään kuitenkin pienempiä määriä toimitusaikoja pitkin. Nämä tilaukset voivat käsitellä likimääräisiä määriä, jotka hankitaan vähitellen.
Kuinka voit muodostaa minkä tahansa tyyppisen tilauksen?
Tilausten tulee olla muodollisia, jotta noudattaminen on tehokasta. Yleisimmät tapat vahvistaa tilaus ovat seuraavat:
1. Puhelimen käyttö
Ensinnäkin, tilauksen vahvistus voidaan tehdä puhelimitse. Mutta tilauksen virallistamiseksi on kätevää käyttää kirjallista asiakirjaa vahvistamisen jälkeen puhelimitse.
2. Kirjallisten viestintävälineiden käyttö
Toiseksi, käyttämällä kirjoitettua mediaa. Yleisimmät kirjallisen viestinnän muodot ovat kirjeet, faksi ja sähköposti. Kirjallisilla lomakkeilla on se etu, että kaikki ehdot vahvistetaan muodollisesti ostajien ja myyjien välillä.
3. Tilausilmoitus
Kolmanneksi tilausilmoitus on painettu asiakirja, joka sisältää tärkeimmät tiedot tietojen syöttämisen helpottamiseksi ja prosessin nopeuttamiseksi. Se helpottaa osto- ja myyntimenettelyä.
4. Kauppaedustajan välityksellä
Tilaus voidaan myös muodostaa, kun kauppaedustaja toimittaa tilauslomakkeen ja allekirjoitetaan sen jälkeen täyttämistä varten.
Lopuksi voidaan sanoa, että tilauksia on erityyppisiä. Ne on räätälöity kunkin yrityksen erityistarpeiden ja -vaatimusten mukaan. Nyt pitäisi olla selvää, että käytetystä tilaustyypistä riippumatta tilauksen on sisällettävä selkeästi kaikki yritykselle tärkeät myyntiehdot.
Nämä ehdot, kuten hinnat, alennukset, toimituspäivät, laatu ja muut mahdollisesti kiinnostavat, on määritettävä mahdollisimman tarkasti. Tämä ei johda erilaisiin tulkintoihin.