Operatiivinen prosessi on panos joukolle toimintoja, jotka liittyvät toisiinsa lopullisen tuloksen tuottamiseksi.
Ensinnäkin operatiiviset prosessit tunnetaan yrityksen sisällä keskeisinä prosesseina. Niitä pidetään keskeisinä prosesseina, koska ne vaikuttavat suoraan asiakastyytyväisyyteen tai tyytymättömyyteen.
Lisäksi operatiiviset prosessit muodostavat yrityksen arvoketjun. Kaikki nämä prosessit kuluttavat resursseja ja heidän kanssaan muodostuvat tavarat ja palvelut, jotka ohjataan asiakkaille heidän tarpeidensa tyydyttämiseksi. Osakkeenomistajat ja asiakkaat arvostavat näitä prosesseja.
Miksi niitä pidetään avainprosesseina?
Tietysti yrityksen sisäisiä toimintaprosesseja pidetään keskeisinä prosesseina, koska ne vaikuttavat suoraan asiakastyytyväisyyteen. Siksi ne antavat yrityksille mahdollisuuden olla yhteydessä asiakkaisiinsa tai asiakkaisiinsa.
Ne tuovat lisäarvoa asiakkaille. Näin ollen sen oikea toteutus riippuu suoraan yrityksen tuloksesta ja kannattavuudesta.
Tärkeimmät syyt miksi nämä toimintaprosessit ovat tärkeitä yritykselle, ovat:
- Ne vaikuttavat asiakastyytyväisyyteen.
- Heistä riippuu yrityksen kannattavuus ja menestys.
- Ne tuovat lisäarvoa asiakkaille.
- Ne tukevat muun tyyppisiä prosesseja, jotka toteutetaan yrityksessä.
Kaiken tämän vuoksi on suositeltavaa, että kaikki toimintaprosessit tunnistetaan ja hallitaan hyvin. Niitä on mukava parantaa jatkuvasti, koska organisaation asianmukainen toiminta riippuu niistä.
Toimintaprosessit ovat epäilemättä elintärkeitä kaikille organisaatioille. Ne ovat kuitenkin erilaisia jokaisessa yrityksessä, ja koostaan riippuen joillakin on enemmän ja toisilla vähemmän. Toimintaprosesseja ei voida pitää jotain ainutlaatuisena tai lopullisena. Ne tulisi aina mukauttaa ja päivittää vastaamaan paremmin asiakkaiden vaatimuksiin.
Kuten aiemmin mainitsimme, kukin yritys käyttää erilaisia toimintaprosesseja.
Esimerkki toimintaprosesseista
Esitämme kaksi esimerkkiä operatiivisesta prosessista. Ensimmäinen, elintarvikeyritykselle. Toisessa kuvataan tietokoneyrityksen suorittama prosessi.
Yritys, joka ostaa ja myy ruokaa
Sen soveltamat toimintaprosessit ovat seuraavat:
1. Asiakastilausten hakuprosessi
Analysoi asiakkaiden tarpeet myymiensä tuotteiden mukaan.
2. Ostoprosessi
Tässä prosessissa ostetaan tuotteet, joita asiakkaat pyytävät ja joita yrityksellä ei ole myynnissä.
3. Tuotantoprosessi
Tämä prosessi sisältää asiakkaalle toimitettavien tilausten valmistelun.
4. Toimitusprosessi
Silloin asiakkaiden pyytämät tilaukset toimitetaan.
5. Myynnin jälkeinen palveluprosessi
Epäilyt, valitukset, väitteet tai asiakkaiden erimielisyydet käsitellään tuotteen toimittamisen jälkeen.
Yritys, joka tarjoaa atk-palveluja
IT-palveluyrityksen toimintaprosessit ovat seuraavat:
1. Asiakastilausten hakuprosessi
Asiakkaan teknisiä tarpeita analysoidaan sovelluksina, toiminnallisuutena ja muina vaatimuksina.
2. Tuotantoprosessi
Vaaditut laitteisto- ja ohjelmistosovellukset suunnitellaan ja kehitetään.
3. Tuotteen toimitusprosessi
Tietokonesovellus toimitetaan asiakkaalle, tätä varten suoritetaan asennus palvelimelle ja testit, jotka takaavat sen moitteettoman toiminnan.
4. Myynnin jälkeinen prosessi
Toteutetun ratkaisun epäilyihin, huolenaiheisiin ja virheisiin puututaan. Tämä palvelu edellyttää, että yritys tarjoaa takuun suunnitellulle tietokonekehitykselle.
Tärkeitä toimintaprosesseja kaikille yrityksille
On huomattava, että vaikka jokainen yritys käyttää erilaisia toimintaprosesseja, voimme mainita joitain ratkaisevia:
1. Markkinointi ja myynti
Ensinnäkin markkinointiprosessi liittyy lopputuotteen suunnitteluun, kehittämiseen ja toimittamiseen myyntiosastolle. Tuote on valmistettava kuluttajan tarpeiden mukaan. Myyntiprosessi on yleensä vastuussa tuotteen markkinoinnista.
2. Tuotekehitys ja toimitus
Toiseksi löydämme asiakkaan pyytämän tuotteen tai palvelun kehittämisen ja toimittamisen. Prosessi voi aloittaa tuotantopanosten ja raaka-aineiden hankinnalla. Jatketaan valmistusprosessia ja lopetetaan tuotteen toimittaminen asiakkaalle. Koko prosessin ajan asiakkaiden odotukset on otettava huomioon.
3. Laskutus- ja perintäprosessi
Kolmanneksi, kun yritys löytää tuotteilleen ostajia, laskutusprosessi alkaa. Tarkoituksena on luoda sitoumusasiakirjat myytyjen ja toimitettujen tuotteiden maksamista varten. On kätevää pitää riittävä hallinta, jotta tämä prosessi suoritetaan määritetyssä ajassa ja tavalla. Tämä ylläpitää yrityksen riittävää taloudellista suorituskykyä.
4. Asiakaspalvelu
Lopuksi asiakaspalvelun avulla voit käsitellä asiakkaan mahdollisesti esittämiä kysymyksiä, huolenaiheita tai ongelmia. Prosessin on annettava ostajille nopea ja tehokas vastaus, joten asianmukaista valvontaa on ylläpidettävä.
Operatiivisen prosessin ominaisuudet
Operatiivisen prosessin pääominaisuudet ovat:
- Toimintaprosessit muuttavat kaikki panokset tuotoksiksi tai lopputuotteeksi resursseja hyödyntäen.
- Prosessit ovat dynaamisia, joten niitä voidaan muuttaa ja parantaa. Niitä myös käytetään ja hallitaan.
- Jokaisessa toimintaprosessissa pyritään saavuttamaan lopputulos.
- Ne keskittyvät asiakkaiden ja kaikkien sidosryhmien tarpeiden tyydyttämiseen.
- Prosessissa suoritettavat ja siihen liittyvät toiminnot voivat tehdä ihmiset, jotka kuuluvat yrityksen eri osastoihin. Mutta kaikki on tehtävä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
Operatiivisten prosessien toteuttamisen edut
Pääprosesseja, jotka yritys saa asianmukaisesti soveltamalla toimintaprosessejaan, ovat:
- Se onnistuu hyödyntämään niukkoja resursseja tehokkaammin.
- Auttaa tekemään päätöksenteon helpommaksi,
- Parannusprosessissa toiminnot, jotka eivät tuota arvoa, voidaan eliminoida.
- Ne mahdollistavat kunkin toiminnon tai toiminnan tarvitseman ajan lyhentämisen.
- Se onnistuu pitämään tyytyväisiä asiakkaita.
Lopuksi voimme todeta lopuksi toteamalla, että yrityksille on ratkaisevan tärkeää saada toimintaprosessit selvästi tunnistettua ja hallittua. Koska nämä prosessit tuottavat arvoa ja vaikuttavat lopputulokseen, joka on asiakkaalle toimitettu tuote. Kukin yritys soveltaa toimintaprosessejaan eri tavalla ottaen huomioon resurssiensa saatavuuden. Sekä inhimilliset, teknologiset, taloudelliset että aineelliset resurssit.