Muistio on asiakirja, jossa viitteitä tai tietoja annetaan tietystä aiheesta suoraan ja ytimekkäästi. Tämä tapahtuu esimerkiksi liike-elämän organisaation puitteissa.
Toisin sanoen muistio antaa osaston tai koko organisaation jäsenille tiedon tietystä asiasta, esimerkiksi tapahtumasta, joka tapahtuu lähipäivinä, tai johdon päätöksestä. Se on organisaation sisäisen viestinnän väline.
Meidän on pidettävä mielessä, että muistio on muodollinen asiakirja, joten sen kirjoittamisessa käytettävän kielen on oltava myös muodollinen.
Sana muistio tulee latinankielisestä verbistä muistaa, mikä tarkoittaa muistaa.
Toinen tämäntyyppisen asiakirjan ominaisuus on, että se on yleensä numeroitu. Siten saat tietyn koodin.
Lisäksi muistio on yleensä eräänlainen yksisuuntainen viestintä. Toisin sanoen tosiasia ilmoitetaan, mutta vastausta ei odoteta, kuten esimerkiksi kirjeellä.
On myös syytä mainita, että puhumme diplomaattialalla käytetystä asiakirjatyypistä, jossa välitetään erittäin tärkeä tosiasia. Samoin muistio on nimeltään muistikirja, johon henkilö kirjoittaa muistiin, mitä hänen mielestään pitäisi muistaa lähitulevaisuudessa.
Muistion elementit ja osat
Muistion osat ovat seuraavat:
- Liikkeeseenlaskun paikka ja päivämäärä.
- Vastaanottajan tai sen osaston tai alueen nimi (ja tarvittaessa), jolle viestintä on suunnattu.
- Aihe tai aihe.
- Tekstin runko.
- Lähettäjän tiedot.
On huomattava, että otsikkoon on suositeltavaa sijoittaa sana muistio niin, että vastaanottaja (t) tietävät, minkä tyyppisen asiakirjan he ovat vastaanottaneet.
Esimerkki muistiosta
Meksiko, D.F. 14. joulukuuta 2020
Muistio nro 5961
Vastaanottaja: Taloustiedon toimittajat.
Aihe: Koulutus.
Kaikki Economy-osan toimittajat kutsutaan tälle koulutukselle uusista digitaalisen markkinoinnin ja SEO-työkaluista, jotka pidetään 16. joulukuuta kokoushuoneessa klo 15.00–16.00.
Läsnäolo on pakollista. Jos toimittajalla on haastattelu tai konferenssi, sovi osastotoimittajan kanssa heidän koulutustaan varten myöhemmin.
Ystävällisin terveisin,
Eduardo Camacho.
Henkilöstöpäällikkö.