Suunnittelu on ensimmäinen vaihe hallinnollisessa prosessissa. Suunnittelu koostuu strategioiden määrittelemisestä, jotka auttavat saavuttamaan aiemmin asetetut tavoitteet.
Pohjimmiltaan suunnittelu on työkalu, jota käytetään johdossa asettamaan tavoitteita ja valitsemaan keinot niiden saavuttamiseksi. Tämä mahdollistaa konkreettisen ja määritellyn toimintatavan seuraamisen. Suunnittelun avulla voit määrittää, mitä tehdään, miten se tehdään, missä ja milloin se tehdään ja kuinka paljon se maksaa meille.
Vastaavasti tämän suunnittelutyökalun avulla voimme päättää tällä hetkellä, mitä teemme tulevaisuudessa. Ensin määritellään ongelma, sitten analysoidaan menneisyys ja laaditaan suunnitelma, jota meidän on noudatettava.
Suunnitteluvaiheet
Jokainen yritys tai organisaatio on olemassa tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Siksi tehtävän on perusteltava syy olla yhtiössä tällä hetkellä. Vaikka visio osoittaa, mitä yritys toivoo tulevaisuudessa.
Siksi yrityksen missio, visio ja arvot on määritelty selkeästi, minkä tyyppisiä asiakkaita se palvelee, mitä tuotteita se tarjoaa ja mitä tarpeita se tyydyttää. Suunnittelun on oltava näiden organisaation perusnäkökohtien mukaista.
Suunnitteluprosessin tärkeimmät vaiheet ovat:
1. Arvioi nykytilanne
Ensinnäkin tilanteen arvioinnin tulisi sisältää analyysi yritykselle tärkeimmistä tekijöistä. Nämä tekijät voivat olla taloudellisia indikaattoreita, markkinoiden kehitystä, kilpailua ja yrityksen resursseja.
Toisin sanoen suunnittelu alkaa organisaation ympäristöstä. Tämän avulla määritetään yrityksen tarkoitus ja määritetään odotettavissa olevat lyhyen, keskipitkän ja pitkän aikavälin tavoitteet. Pyrkimys hyödyntää mahdollisuuksia ja välttää ympäristöuhkia.
2. Tavoitteiden ja tavoitteiden määrittely
Toiseksi tavoitteet määrittelevät tärkeimmät asiat, jotka organisaatio toivoo saavuttavan lyhyellä, keskipitkällä ja pitkällä aikavälillä. Tavoitteet on määriteltävä selkeästi, joten niiden on oltava realistisia, mitattavissa ja organisaation kannalta merkityksellisiä.
Tavoitteet ovat tietysti yhteiset kohdat, joiden vuoksi yrityksen kaikkien työntekijöiden on työskenneltävä. Tullut avaintekijöiksi, jotka ohjaavat ihmisten toimia.
3. Valmista toimintasuunnitelma
Kolmanneksi, jos tavoitteet halutaan saavuttaa, on määriteltävä toimintasuunnitelma. Toimintasuunnitelmassa ilmoitetaan erityiset toimet, jotka on suoritettava tavoitteiden saavuttamiseksi. Nämä konkreettiset toimet voivat myös olla strategioita tai taktiikoita, jotka on suoritettava suunnitelman tavoitteiden saavuttamiseksi.
4. Resurssien kohdentaminen
Neljänneksi suunnitelman toteuttamiseen tarvittavat resurssit voivat olla inhimillisiä, taloudellisia, fyysisiä ja aineellisia. Nämä resurssit on osoitettava suunnittelussa toteutettujen toimien tai toimintojen mukaisesti.
Nämä resurssit on varmasti organisoitava tehokkaasti suunnitteluprosessissa. Samoin valvontaprosessia on ylläpidettävä koko suunnitelman toteuttamisen ajan.
5. Suorita suunnitelma
Viidenneksi toteutukseen sisältyy toimintasuunnitelman toteuttaminen. Tätä varten on tarpeen siirtää auktoriteetti, samalla tavalla määrittää tehtävät ja vastuut suunnitelman tavoitteiden saavuttamiseksi. Palautetta voidaan antaa tarpeen mukaan koko suunnitelman toteuttamisen ajan.
6. Ohjaus
Lopuksi, ohjaus on välttämätöntä suunnitteluprosessissa, jotta tavoitteet voidaan saavuttaa. Tästä syystä on seurattava, miten toimintaa toteutetaan ja miten tavoitteet saavutetaan.
Suunnitteluperiaatteet
Suunnittelun tärkeimmät periaatteet ovat:
1. Tarkkuus
Ennen kaikkea suunnitteluprosessia suoritettaessa se on tehtävä mahdollisimman selkeäksi ja tarkaksi. Koska suunnitelman on ohjattava suoritettavat konkreettiset toimet. Siksi sen on oltava mahdollisimman tarkka, jotta se ei ole hajanainen tai liian yleinen. Tällä tavoin on mahdollista saavuttaa, että tavoitteet saavutetaan tehokkaasti ja vaikuttavasti.
Samoin tarkkuus välttää improvisaation tai epämääräisyyden toteutuksessa. Jotta suunnitelma toimisi, sen on perustuttava todellisiin tietoihin sekä tarkkaan ja tarkkaan perusteluun.
2. Joustavuus
Organisaatiot tietysti muuttuvat aina, joten suunnittelun on oltava joustavaa mukautuakseen helposti muutoksiin. Siksi sen on kyettävä sopeutumaan muutoksiin, joita voi tapahtua suunnitelman laatimisen jälkeen.
Jokaisessa suunnitelmassa on todellakin oltava liikkumavaraa odottamattomissa tilanteissa. Uusien toimintaohjeiden löytäminen, jotka mahdollistavat sopeutumisen uusiin tilanteisiin.
3. Ykseys
On tärkeää huomata, että vaikka organisaation jokaiselle osastolle on annettu tietty tavoite tai tavoite, koko suunnitelma on suunnattu yhteisen tavoitteen saavuttamiseen. Toisin sanoen, vaikka jokaiselle yksikölle on olemassa erityiset suunnitelmat, kaikki on koordinoitava yleissuunnitelmaksi.
Kaikkien on tietysti oltava täysin integroitu toimintojen, resurssien ja toimintojen riittävän koordinoinnin saavuttamiseksi. Ainoastaan tällä tavoin on mahdollista saavuttaa tavoitteet.
4. Toteutettavuus
Toisaalta suunnitelman ei pitäisi olla niin kunnianhimoinen, että sen saavuttaminen on mahdotonta. Mutta ei niin optimistinen, että näyttää siltä, että se on erittäin helppo saavuttaa. Suunnitelma on suositeltavaa toteuttaa organisaation olosuhteiden ja tarpeiden mukaan.
Suunnittelun on tietysti oltava realistista, joten se on valmisteltava todellisuuden, yrityksen kokemuksen ja resurssien mukaisesti.
Suunnitteluominaisuudet
Suunnittelun pääpiirteet ovat:
- Se on työkalu, jolla tehdään tärkeitä päätöksiä organisaatiossa.
- Suunnitteluprosessilla pyritään optimoimaan tavoitteiden saavuttaminen.
- Se pyrkii mukauttamaan tavoitteet yrityksen tarpeiden ja käytettävissä olevien resurssien mukaan.
- Se määrittelee konkreettiset toimet, jotka toteutetaan tällä hetkellä tulevien tavoitteiden saavuttamiseksi.
- Suunnittelu on järkevä ja tarkoituksellinen prosessi.
Suunnittelutyypit
Suunnitteluprosessien joukosta löydämme:
1. Strateginen
Joka tapauksessa strateginen suunnittelu määrittelee organisaation yleissuunnitelman toimintaohjeet. Sen suorittavat yrityksen ylemmät johtajat. Se koskee koko yritystä, yleensä keskipitkän ja pitkän aikavälin tavoitteet asetetaan ja määritellään.
2. Taktinen
Toisaalta taktinen suunnittelu sisältää erityiset suunnitelmat jokaiselle yksikölle tai osastolle ja ne ovat strategisen suunnitelman alaisia. Ne ovat hyvin yksityiskohtaisia suunnitelmia, koska ne ohjaavat kunkin osaston toimintaa. Siksi sitä kutsutaan myös toiminnalliseksi suunnitteluksi.
Yleensä se sisältää yksityiskohtaisen suunnitelman jokaiselle yrityksen johtamisalueelle ja on aina yrityksen yleisen suunnitelman alainen. Ne liittyvät myös lyhytaikaisiin päätöksiin.
3. Operatiivinen
Ne ovat yleensä lyhytaikaisia suunnitelmia, jotka liittyvät läheisesti taktiseen suunnitteluun. Ne ovat toimia ja toimintoja, jotka on suoritettava liike-elämän alimmilla tasoilla.
Tällä tavalla operatiivinen suunnittelu määrittää, miten resurssit jaetaan suunnitelman toteuttamiseen. Se on lyhytaikainen suunnittelu jokaiselle toiminta-alueelle. Siinä määritetään vaiheet, joita on noudatettava, ja ajat, joissa ne on täytettävä.
Lopuksi voidaan sanoa, että suunnitteluprosessi on välttämätön yritykselle korkean suorituskyvyn saavuttamiseksi. Suunnittelun avulla määritellään tavoitteet ja tavoitteet, jotka odotetaan saavutettavan. Lisäksi tämän saavuttamiseksi voidaan valita sopivimmat keinot. Ilman suunnitelmaa yrityksen omistamia inhimillisiä, taloudellisia ja aineellisia resursseja ei voida hallita riittävästi.