Nollapohjainen budjetti on asiakirja, joka heijastaa, kuinka paljon ja missä yrityksen resurssit on kohdennettu. Tavoitteena on parantaa kannattavuutta ja tehokkuutta jakamalla kuluja uudelleen.
Toisin sanoen nollapohjainen budjetti ylittää tavallisen talousarvion tai vakioraportin.
Se on talous- ja laskentatekniikka, jonka avulla voimme tunnistaa tehottomat ja jopa turhat kulut. Tästä lähtökohdasta alkaen pyritään edistämään kuluja, joilla on suurempi positiivinen vaikutus yritykseen. Miten? Vähennetään tai tehdään kadonneiksi ne, jotka eivät ole sen arvoisia.
Yleinen esimerkki on, kun samanlaiset kulut kaksinkertaistetaan. Voi olla, että yritys oli tehnyt kahden samanaikaisen Internet-linjan eri palveluntarjoajilta. Tässä skenaariossa meidän tulisi harkita toisen palveluntarjoajan eliminoimista ja sellaisen palvelun pitämistä, joka tarjoaa meille saman palvelun alhaisimpaan hintaan.
Nollapohjaisen budjetoinnin vaiheet
Nollapohjaisen budjetin valmistelun aikana on noudatettava sarjaa vaiheita, jotta tulos olisi oikea. Tämän budjetin odotetaan muuttavan yritystä yleensä. Tämä johtuu siitä, että kulujen uudelleenjako vaikuttaisi tämän kaikkiin tasoihin ja osastoihin.
Sitten nollapohjaisen budjetin tekeminen tapahtuu seuraavasti:
Tällä tavoin näiden viiden vaiheen perusteella muutos voidaan tehdä organisaation kaikilla tasoilla käytännöllisesti kattavasti.
- Ensisijaisen tavoitteen asettaminen: Kyse on siitä, että ennen työn kehittämisen aloittamista on selvää, että nollapohjainen budjetti olettaa, mitä haluamme saavuttaa tai parantaa yrityksessämme. Esimerkki on tapa, jossa tavoitteena on vähentää kuluja yrityksen tietyn matalan tulotason kompensoimiseksi. Näin käy, jos yritys omistaa yrityksen, joka toimii paremmin tiettyinä vuodenaikoina. Hyvä esimerkki tästä ovat teemapuistot kesällä ja talvella.
- Päätöstasojen määrittely: Tämän vaiheen tehtävänä on määritellä hallintatasot, jotka on määritelty yrityksen eri komentorivien välillä. Tätä varten optimaalinen asia on, että sinulla on vain vähän viivoja, mutta erittäin sujuvalla viestinnällä ja läsnäololla, jossa melkein kaikki tasot voivat tuntea olevansa tunnistettavissa. Esimerkkinä voidaan mainita suuri yritys, joka on jaettu useisiin osastoihin. Jotta niiden välinen kommunikaatio olisi hyvä ja etenisi samaan suuntaan, osastojen komennot yhdessä yrityksen yleisten komentojen kanssa on määriteltävä hyvin. Näin ollen ongelmat, joita voi esiintyä esimerkiksi eri osastoilla, voitaisiin tunnistaa ja analysoida.
- Päätösstrategioiden kehittäminen: Yhden tai useamman määritellyn tavoitteen ja tehokkaan päätöksentekotason perusteella jatkamme strategian toteuttamista, jonka avulla voimme saavuttaa tavoitteet kaikilla tasoilla. Esimerkki on vähimmäistavoitteet, jotka vahvistetaan työsopimuksissa, joista maksetaan palkkioita vaihtelevalla tavalla myytyjen tuotteiden tai palvelujen mukaan.
- Strategioiden toteuttaminen: Siitä alkaa organisaation kaikilla tasoilla kehitetty strategia asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Tässä vaiheessa yrityksen tavoitteet ja uusi todellisuus testataan ja prosessin parantamiseksi tehdään tiettyjä muutoksia. Joitakin tapauksia, jotka voivat toimia esimerkkinä, ovat silloin, kun keskijohto katsoo, että tavoitteet ylittävät tai alittavat sen vastuuhenkilöiden kyvyt. Näin ollen saavutettavaa vähimmäiskuormaa lasketaan tai nostetaan.
- Prosessin tarkistus: Prosessin tässä viimeisessä vaiheessa tarkistetaan, noudatetaanko tavoitteita, määräaikoja ja tapaa, jolla strategia kehitettiin. Tämän avulla he haluavat tunnistaa esimerkiksi mahdolliset paheet. Hieman yleinen tapaus on tiettyjen yleisten kulujen kertyminen tunnistamatta niiden erityistä hyödyllisyyttä tai määräpaikkaa. Mahdollisuus tällä tavalla kohdella työntekijöiden kahvin hankinnasta toimiston folioihin. Näiden kulujen määritteleminen antaa meille mahdollisuuden analysoida yrityksen tarpeita ja sitä, miten prosessia voitaisiin parantaa.
Vaikka prosessilla on viisi vaihetta ja kukin niistä vaatii edeltävän, sitä edeltävän, liiketoimintamallista ja sen tarpeesta riippuen, sitä voitaisiin kuitenkin mukauttaa vielä useammalla vaiheella.
Nollapohjaisen budjetoinnin edut ja haitat
Koska nollapohjainen budjetti vaatii paljon työtä ja vaikuttaa tapaan, jolla asiat tehdään yrityksessä, seuraavat paljastavat vahvuudet ja heikkoudet, joita sen toteuttaminen ja toteuttaminen voi aiheuttaa:
Kun otetaan huomioon, että edut ovat suuremmat kuin haitat vain tekemällä prosessi oikein, on kannattavaa hyväksyä nollaan perustuva budjetti kaikilla tasoilla.
Toisin sanoen suorittamalla prosessin vaiheet onnistuneesti, yritys siirtyy tietyn tehottomuuden ja epävarmuuden tilanteesta tiettyjen tavoitteiden määrittelemiseen, tiukkaan budjettiin ja resurssien uudelleenjakoon. Tämä tekee yrityksestä taloudellisesti kestävämmän.
Nollapohjaiset budjetointiesimerkit
Seuraavassa selitetään tilanteita, joissa nollapohjaisen budjetin toteutuminen on johtanut tiettyjen epätasapainojen tai ongelmien havaitsemiseen yrityksessä:
- Kustannusten päällekkäisyys: Tunnista päällekkäiset kulut, eli ne tarjoavat saman palvelun ja yksi yritys, joka tarjoaa sen, on meille hyödyllistä. Esimerkkejä ovat puhelintoiminta, vastaavien ohjelmistojen tilaaminen, samanluonteisten tuotteiden ostaminen jne.
- Tarpeettomien tai tarpeettomien kulujen tunnistaminen: Nollapohjaisen budjettiprosessin aikana saatamme löytää kuluja, joilla ei ole mitään järkeä. Esimerkkejä ovat työntekijöiden korvauksista aiheutuvat kulut ilman heidän matkustamistaan mihinkään.
- Kustannusennuste: Yritämme käyttää rahaa yrityksen tarpeiden mukaan, ilman ylikuormitusta. Näin tapahtuu esimerkiksi kausiluonteisissa yrityksissä, joiden on mukautettava resurssien kohdentaminen kesäkauden mukaan. Esimerkki on, että ravintolalle jäätelöä ostetaan kesällä enemmän kuin talvella.
- Kulujen kohdentaminen suhteiden mukaan: Vaikka kaikilla osastoilla voi olla oma erityisjako, osasto, jolla on korkein sijoitetun pääoman tuottoprosentti siihen sijoitetuista, on kannattavinta lisätä siihen tehtäviä investointeja. Yksi osasto, joka luottaa voimakkaasti tämän tyyppiseen visioon, on markkinointiosasto.
Nämä ovat joitain tilanteita, joita yrityksissä voi esiintyä. Alasta, organisaation koosta ja liiketoimintamallista riippuen nollapohjaista budjettia laadittaessa löydetään yksi tai toinen parannus- tai korjauskohta.
Oletuskustannukset
