Virallinen organisaatio on suunniteltu ja siinä vahvistetaan joukko sääntöjä, rakenteita ja menettelyjä, jotka mahdollistavat organisaation toiminnan tilaamisen.
Virallinen organisaatio perustuu työnjakoon, eri hallintotasojen määrittelyyn ja työntekijöiden välisten viestintäkanavien luomiseen.
Organisaation järjestelmänvalvojat suunnittelevat sen rakenteen ja ohjeet, ja ne näkyvät yleensä asiakirjoissa, standardeissa, prosesseissa ja organisaatiokaavioissa.
Suhteita virallisen organisaation ulkopuolella pidetään epävirallisena organisaationa, joka syntyy spontaanisti työtovereiden välillä.
Virallisen organisaation komponentit
- Hyvin määritellyt säännöt ja menettelyt: Mitkä ovat aiemmin suunniteltu jonkin tavoitteen tai tavoitteen saavuttamiseksi.
- Tavoitteet ja strategiat: Lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet määritetään yhdessä strategioiden kanssa niiden saavuttamiseksi.
- Symbolinen tila: Rakenne antaa jäsenille tietyn aseman heidän asemansa ja suhteellisen voimansa mukaan.
- Määritellyt toiminnot: Organisaatio määrittelee jokaisen organisaation jäsenen toiminnan. Velvoitteet ja rajoitukset vahvistetaan.
- Viestintäkanavat: On olemassa määriteltyjä viestintäkanavia, joiden on oltava organisaation hierarkian ja menettelytapojen mukaisia.
- Koordinointimenettelyt: Menettelyt ja mekanismit on määritelty organisaation eri jäsenten toiminnan koordinoimiseksi.
Virallisen organisaation alkuperä
Tämäntyyppisen organisaation alkuperä on niiden omistajien ja ylläpitäjien luoma suunnittelu, jotka pyrkivät määrittelemään strategioita tavoitteidensa saavuttamiseksi.
Organisaation määrittelee vähintään kolme avainelementtiä:
- Työnjako: Se koostuu työn jakamisesta useisiin perustoimintoihin, jotta työntekijät voivat erikoistua ja siten olla tuottavampia.
- Osastoituminen: Se koostuu eri osastojen luomisesta samaan organisaatioon siten, että kukin niistä on vastuussa tietystä toiminnasta tai tavoitteesta. Joten esimerkiksi: markkinointiosasto tai suhdetoimintaosasto. Organisaation kasvaessa osastot muuttuvat monimutkaisemmiksi ja eteläosastot tai -osastot luodaan yleensä.
- Ohjaus: Koostuu mekanismien luomisesta organisaation toiminnan kehityksen hallitsemiseksi ja mittaamiseksi.
Epävirallisen ja virallisen organisaation suhde
Epävirallinen organisaatio voi täydentää tai vahvistaa virallista organisaatiota hyvillä suhteilla ja yhteistyöllä organisaation jäsenten välillä. Epävirallinen organisaatio voi kuitenkin myös heikentää muodollista. Tämä tapahtuu, kun kateus, vastakkainasettelu tai kun epävirallinen rooli on vahvempi kuin muodollinen.
Esimerkki, jossa muodollinen ei ole sama kuin epävirallinen, on, kun vakiintuneen orgaanisen rakenteen mukaan on osastopäällikkö, mutta käytännössä jokainen noudattaa toisen henkilön ideoita ja ohjeita, jotka, vaikka heillä ei ole pomo, on erittäin vahva persoonallisuus ja johtajuus.
Virallinen organisaatioesimerkki
Seuraavassa kuvassa näkyy organisaation kaavio, joka on suunniteltu osana yrityksen virallista organisaatiota:
