Julkinen asiakirja on notaarin vahvistama asiakirja, jolla sopimus tai säädös kirjataan.
Toisin sanoen julkinen teko on asiakirja, jonka kautta notaari todistaa tapahtuman, esimerkiksi sopimuksen allekirjoittamisen. Siten se tarkastelee saman sisällön ja jättää todisteet sen olemassaolosta ja hetkellä, jolloin se allekirjoitetaan (notaarin ja osanottajien toimesta).
Julkinen asiakirja sisältää yhden tai useamman lausunnon henkilöiltä, jotka ovat osa sopimusta tai toimivat.
Notaarin on puolestaan pyydettävä sarja asiakirjoja, joita yleensä vaaditaan lakisääteisenä vaatimuksena, kuten sopimuspuolten henkilöllisyystodistukset.
Siten allekirjoittamalla julkisen asiakirjan notaari antaa kyseiselle tosiseikalle oikeudellisen pätevyyden ja jättää siitä merkinnän osallistujien turvallisuuden lisäämiseksi. Lisäksi rekisteröinti voidaan tarvittaessa tehdä julkisiin rekistereihin.
On huomattava, että kaikkien asianomaisten on oltava läsnä julkisen asiakirjan allekirjoittamisessa, tai jos niin ei ole, on oltava läsnä jonkun, joka voi toimia asianomaisen osapuolen edustajana.
Toinen tapa selittää julkinen teko on, että se tarkoittaa yksityisen asiakirjan julkistamista. Tämä notaarin allekirjoituksella.
Tosiasiat, jotka yleensä edellyttävät julkista tekoa
Joitakin tosiseikkoja, jotka yleensä edellyttävät julkista tekoa, ovat:
- Kiinteistöjen osto ja myynti.
- Yrityksen tai yrityksen perustaminen.
- Perinnön myöntäminen.
- Asuntolainan allekirjoitus.
Julkisen asiakirjan ja notaarin välinen ero
Julkisen ja notaarin tekemän asiakirjan ero on se, että entisellä on oikeudellinen voima ja että se voidaan riitauttaa vain tuomioistuinten kautta.
Sitä vastoin notaarin tekemä asiakirja merkitsee juridisia tosiseikkoja tai toimia (eikä sopimuksia). Ne voivat olla peruutettavissa, eikä niitä ole kirjattu julkisiin tietueisiin. Viittaamme esimerkiksi julistukseen asiakirjan olemassaolosta.
Osat julkisesta teosta
Julkisessa asiakirjassa on kolme pääosaa. Ensinnäkin johdanto, jossa notaarin ja osallistujien tiedot sekä vastaava päivämäärä näkyvät.
Toiseksi, dokumenttiosa sisältää kaksi osiota. Yksi käsikirja, johon edeltäjät ja asianomaisten osapuolten lausunnot on sisällytetty, ja toinen laitepala, jossa annetaan tapauksen käsitteet.
Kolmanneksi osaksi on päätelmä, joka päättyy notaarin ja osallistujien allekirjoituksiin.