RACI-matriisia käytetään määrittämään ja määrittämään vastuun taso, joka vastaa kutakin projektin toteuttamiseen osallistuvaa henkilöä.
Se tunnetaan myös vastuun allokointimatriisina. Sen tarkoituksena on pystyä määrittämään erilaiset roolit ja vastuut, jotka jokaisen projektin toteuttamisessa muodostuvan henkilön on otettava.
Tämän vuoksi on suositeltavaa, että se valmistellaan projektin alussa. Joten alusta alkaen on selkeä ja vakiintunut rooli ja vastuu, jonka jokainen projektiin osallistuva henkilö ottaa. Tämä varmistaa myös, että kaikki osallistujat saavuttavat suuremman yhteistyön.
Mitä tarkoittaa jokainen RACI-matriisin nimen muodostava kirjain
RACI-matriisin nimi koostuu neljästä kirjaimesta ja jokaisella kirjaimella on merkitys. Jokaisen kirjaimen merkitys on seuraava:
Kirjain R
Epäilemättä R on kirjain, joka osoittaa, kuka ottaa vastuun. Tässä kirjeessä määritetään tietyn tehtävän suorittamisesta vastaavan henkilön rooli. Siksi otat vastuun siitä, että suoritat kotitehtävät ajoissa ja vakiintuneella tavalla.
Kirjain a
Vastaavasti A-kirjain määrittää, kuka hyväksyy. Hyväksyjänä toimivan henkilön tehtävänä on hyväksyä ja hyväksyä vastuuhenkilön esittämä tehtävä. Toisin sanoen hyväksyjä todistaa, että työ on suoritettu vaadittujen vaatimusten mukaisesti.
Kirjain C
Kirjain C puolestaan osoittaa, ketä kuullaan. He ovat yleensä asiantuntijoita tai osaavia aiheista ja tehtävistä, joilta kysytään mielipidettä ja ehdotuksia jostakin projektitehtävien näkökulmasta. Ulkopuolinen kuuli lausuntoaan joistakin seikoista, jotka on otettava huomioon hankkeen toteutuksessa, koska hän on aiheen asiantuntija.
Kirje I
Lopuksi kirje, jonka määritän, kuka raportoi. Näiden ihmisten roolissa on jokainen henkilö, joille on kerrottava projektin osaksi tulevien tehtävien kehittymisprosessista ja kehityksestä. Heille on myös kerrottava, kun tehtävät on suoritettu.
RACI-matriisin luomisen edut
Tärkeimmät edut, jotka RACI-matriisia tehtäessä saavutetaan, ovat:
- Jokaisen projektissa mukana olevan osanottajan roolit ja vastuut on määritelty selkeästi.
- On mahdollista määrittää, kuka ottaa vastuun tilien suorittamisesta suoritettavista tehtävistä tai töistä.
- Sen avulla voidaan tasapainottaa projektin kehittämiseen osallistuvien ihmisten, ryhmien tai osastojen työmäärät.
- Sen avulla on helppo pitää hallittu seuranta projektin kehityksen onnistuneeseen loppuunsaattamiseen tarvittavien tehtävien ja työn kehityksestä ja suorituksesta.
Kuinka rakentaa RACI-matriisi
RACI-matriisin kehittämiseksi on noudatettava seuraavia vaiheita:
Vaihe 1
Ensin määritetään projektissa suoritettavat tehtävät ja sijoitetaan matriisin muodostaviksi riveiksi.
Vaihe 2
Toiseksi projektin kehittämiseen osallistuvat henkilöt tunnistetaan ja sijoitetaan sarakkeiden muodossa matriisimuodostumaan.
Vaihe 3
Kolmanneksi sijoitetaan RACI-matriisin nimen muodostavan sanan kirjaimet. Kun jokaisessa tehtävässä kirjataan jokainen kirjain, on mahdollista määritellä kuka asiaan osallistuvista henkilöistä on vastuussa, kuka hyväksyy, ketä kuullaan ja kenelle on tiedotettava jokaisen projektin suorittamisesta.
Vaihe 4
Lopuksi on mahdollista selvittää, onko kaikki työ jaettu hyvin, onko tyhjää tilaa ja onko päällekkäisyyksiä. Tämän avulla voidaan varmistaa, että kaikki on hyvin muodostettu, ja välttää myöhemmät ongelmat.
RACI-matriisin soveltamisen edut ja haitat
Edut, jotka projektin toteutuksessa voidaan saavuttaa soveltamalla RACI-matriisia, ovat seuraavat:
1. On olemassa ketterä ja yksinkertainen viestintäprosessi
Viestintä osoittautuu yleensä yksinkertaisemmaksi ja nopeammaksi, koska RACI-matriisin avulla voit selkeästi visualisoida roolin ja toiminnon, jonka jokaisen tulisi olla. Tämä ei poista, mutta minimoi projektissa mukana olevien ihmisten väliset viestintäongelmat.
2. Paranna tuottavuutta
Tietysti minimoimalla viestintäongelmat tämä parantaa ajankäyttöä ja seurauksena on tuottavuuden kasvu. Kunkin tehtävän valmistumisaika lyhenee ja tämä virtaviivaistaa yleistä toteutusprosessia.
3. Työn oikea jakautuminen
Lisäksi RACI-matriisin avulla voit visualisoida vastuut ja toiminnot, joten se voidaan tunnistaa, jos työmäärä jakautuu suhteellisesti. Jos on mahdollista todeta, että vastuuhenkilöllä on liiallinen työtaakka, tarvittavat muutokset tehdään ennen projektin toteuttamista. Saavuttaa taakat ja vastuut tasapainoisemmin.
4. Odotukset täyttyvät
Itse asiassa tätä työkalua sovellettaessa projektin lopussa saadut tulokset ovat hyvin samanlaisia kuin projektin alussa odotetut tulokset. Tämä johtuu siitä, että voit hallita paremmin kaikkia kehitettäviä tehtäviä. Lisäksi jokainen henkilö tietää tarkalleen, mistä hän on vastuussa koko projektin toteuttamisprosessissa.
Vaikka edut ovat suuret ja lukuisat, RACI-matriisilla voi olla myös haittoja.
- Aluksi sen soveltaminen voi olla liian monimutkaista, mikä vaikuttaa kielteisesti sen ymmärrykseen.
- Huolimatta siitä, että RACI-matriisi on loistava työkalu, se ei riitä pelkästään sen luomiseen, vaan sinun on myös noudatettava sitä.
- Edellä esitetyn mukaisesti niille, jotka eivät tunne matriisia, voi olla kallista luoda se ensimmäistä kertaa.
- On mahdollista, että on hankkeita, jotka eivät vaadi tämän tyyppistä suunnittelua, joten matriisin luominen voi olla enemmän jotain, mikä hidastaa projektia kuin mikä ajaa sitä.
Yhteenvetona voidaan todeta, että RACI-matriisi on erittäin hyödyllinen työkalu, jota voidaan käyttää minkä tahansa tyyppisessä projektissa. Koska se määrittää kaikkien sen toteuttamiseen osallistuvien ihmisten roolit ja toiminnot. Tämä suosii parempaa hallintaa ja parempien tulosten saavuttamista projektin lopussa.