Faksin käsite on faksien lähettäminen monin tavoin muun muassa tarjousten, mainonnan, viestien, virallisten ilmoitusten välittämiseksi.
Faksi on asiakirja, joka lähetetään etänä puhelinlinjan kautta. Skannerin, modeemin ja tulostimen yhdistelmä on mukana sen prosessissa. Kaikki tämä muodostaa laitteen tämän tyyppisten viestien lähettämiseen.
Espanjassa yksi yrityksistä, joka rikkoi muotin markkinoilla faksiviestintäjärjestelmällä, oli Infoe, johtava joukkofaksipalvelualalla. Myöhemmin muun tyyppiset yritykset ovat liittyneet taisteluunsa johtajuudesta tällä alalla, kuten: Faxvirtual ja Myfax.
Tärkeät faksin osat
Faksit muodostetaan seuraavasti:
- Lyhyet, yksinkertaiset ja selkeät viestit käyttäjälle.
- Kuvia ei sisälly tavalliseen tapaan.
- Yhteystietojen on oltava helposti näkyvissä, joten käytä riittävän leveää kirjasinkokoa.
Erot kirjeen ja faksin välillä
- Kirje kirjoitetaan paperille, lähetetään postin kautta kirjekuoressa ja leimataan asianmukaiseen toimittamiseen vastaanottajalle.
- Burofax on digitalisointi, joka lähetetään yhdistelmän kautta, jossa modeemi, skanneri ja tulostin yhtyvät.
- Faksilla lähetetään kiireellisiä ja virallisia viestejä tavalliseen tapaan. Toisaalta kirje voidaan lähettää epäviralliseen viestintään, onnitteluihin ja käyttäjien välisen rennon viestinnän muodossa.
- Useat ihmiset voivat lukea faksin vastaanotosta, vaikka se toimitettaisiin, vaikka sillä olisi vain yksi vastaanottaja. Sen voi kerätä sen laitoksen vastuuhenkilö, jossa vastaanottava laite on käytössä, joten ei ole suositeltavaa sisällyttää intiimejä viestejä. Kirje voi sisältää enemmän henkilökohtaisia lausuntoja ja sisältöä, koska se tavoittaa vastaanottajan henkilökohtaisemmalla tavalla ja hän vastaa kirjeen avaamisesta.
Faksin edut ja haitat
Joitakin haittoja ovat seuraavat:
- Paperin määrä sekä lähettävän laitteen huolto.
- Sinun ei tarvitse lähettää minkäänlaista lupaa, mutta sinun on sen vuoksi tehtävä huolellinen työ estääksesi sen vastaanoton tukkeutumisen.
Etujen osalta erottuu seuraavista:
- Suora ja tehokas viestintämuoto kiireellisille yhteisöille.
- Toisin kuin esimerkiksi sähköpostit, fakseja voidaan lähettää, koska ne eivät vaadi vastaanottajan lupaa, joten heidän on helpompi lukea niitä.